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- Thibaut Stephan

La recherche d’informations en entreprise se complexifie. En effet, les volumes de données traitées par les organisations gonflent de façon significative et le traitement des données non structurées devient un enjeu majeur.

Il s’agit donc de la finalité de l’Accès Unifié à l’Information (ou UIA pour Unified Information Access),  présenté comme le successeur du « Search », et qui vise à améliorer l’efficacité, la pertinence et la catégorisation de l’information lors des requêtes émises au sein d’une organisation.

S’appuyant sur les projets menés jusqu’ici, l’éditeur Sinequa distingue trois types de ROI des projets d’Accès Unifié à l’Information :

- le ROI « Dune de sable » : les gains de temps obtenus grâce à une recherche plus efficace de la part de l’ensemble des collaborateurs conduisent à un retour sur investissement significatif. Une fois accumulés, ces grains de sable qui symbolisent le temps gagné par chaque employé forment une dune de sable chaque année ;

- Le ROI  « Pépite d’or »: désigne la recherche à haute valeur ajoutée, comme la détection d’un expert en interne, ou de bonnes pratiques sur un projet stratégique à mener. D’après Sinequa, « une seule recherche fructueuse peut sauver des dizaines de milliers, voire des centaines de milliers d’euros. »

- « Au-delà du ROI » : L’accès à l’information unifiée peut devenir un avantage concurrentiel. Par exemple, l’identification d’experts en interne ne se base pas uniquement sur le déclaratif (comme cela peut être le cas dans les réseaux sociaux d’entreprise) mais également sur  tous les documents contenus dans le système d’informations de l’organisation (e-mail, rapports, etc.). Or, identifier rapidement des experts peut garantir une meilleure réactivité pour des réponses à des appels d’offres et une plus grande efficacité lors de la conduite de projets.

Enfin, l’Accès Unifié à l’Information a également un impact sur la satisfaction client en délivrant des informations pertinentes dans un temps de réponse écourté aux clients de l’entreprise. Or, la satisfaction client doit également être intégrée dans le calcul du ROI d’un projet.

 

Source : Sinequa

 

 

ROI
- Virginie Boillet

Lors d’une conférence Documation, jeudi 22 mars, intitulée « Les clés financières pour réussir votre projet de dématérialisation et d’archivage électronique : de la méthode du Business Case au calcul du ROI », les trois intervenants, Serge Masanovic, Economiste à VCM Conseil, Vincent JAMIN, Directeur de la division dématérialisation, de Docapost DPS et Franck Richou, chef de projet archivage chez Swiss Life, ont fait un point sur l’évaluation des enjeux, des coûts, des risques et des gains escomptés, lors d’un projet lié à la gestion documentaire.

En introduction, Pierre Fuzeau, Président de Serda, a rappelé que les exigences en matière de délais de retour sur investissement se raccourcissaient, y compris dans la gestion documentaire. Et de souligner la nécessité d’aligner les projets documentaires à la stratégie de son entreprise (1) : Alignement réglementaire et juridique, alignement sur la stratégie organisationnelle...

Serge Masanovic, spécialiste de l’économie des projets de systèmes d’information à VCM Conseil, et partenaire de Serda, a expliqué la méthode du Business case (2), véritable outil d’aide à la décision, document visant à justifier le projet « puisqu’on y travaille les coûts, mais aussi les bénéfices ». Mis en œuvre au moment du lancement d’un projet, il va illustrer l’impact du projet documentaire sur le métier de l’entreprise. Quatre ratios doivent être calculés :

–                    payback : c’est le nombre d’années à partir desquelles je commence à gagner de l'argent (c’est ce qui est souvent appelé à tort ROI),

–                    ROI : ratio entre le flux de trésorerie par période et l'investissement initialement,

–                    Valeur actualisée nette (VAN) ou TRI (Taux de rentabilité interne) : taux du placement.

Vincent Jamin, directeur du pôle dématérialisation de Docapost DPS, expose quatre types de gains dans un projet de dématérialisation : il y a, d’abord, les gains liés à la conformité. Certains clients peuvent obtenir un ROI rien qu’en réduisant le coût des litiges. L’impact réside aussi dans l’amélioration de l’image de marque de la société. Il cite le cas d’une agence intérimaire qui traite quelques milliers de contrats temporaires dont un certain taux se retrouve aux prudhommes. Avant dématérialisation, la société était incapable de présenter les documents en temps et en heure aux prudhommes. Autre type de gain : l’efficacité opérationnelle (optimisation de la productivité), par des temps de traitement beaucoup plus courts. Et une rationalisation des process.  Il fournit l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, qui peuvent apporter une économie annuelle de trois années hommes. Le troisième type de gain est l’optimisation du cash-flow. « On accélère la facturation et on optimise le recouvrement et donc, la trésorerie ». Enfin, le quatrième avantage réside dans l’optimisation des organisations.  « On accroît les possibilités d'évolution de l'organisation », précise-t-il.

Enfin, Franck Richou, Chef de Projet Archivage pour Swiss Life, explique comment le calcul de ROI (dans le cadre d’une mission réalisée par serda maîtrise) a été un levier de décision pour une stratégie de dématérialisation, en plus des obligations légales et réglementaires. L’assureur dispose de 20 km linéaires d'archives physiques chez deux archiveurs : 12 kml chez Iron Mountain et 8 kml chez Archiv System. Les volumes d’archives augmentent de 10% par an.  La conservation d’archives physiques représente 70% des coûts de fonctionnement de son service. En parallèle, une démarche de Ged sur les courriers entrants et la mise en place d'une politique d'archivage tenant compte du papier et de l'électronique ont été mises en place en 2011. « Il a fallu se poser la question de la dématérialisation de tout ou partie des documents, et de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) en interne ou en externe », explique le chef de projet. Il fallait, en effet, benchmarker les différentes solutions proposées, en termes de coûts et de bénéfices. Serda a imaginé différents scénarios : le premier étant de ne rien faire, tout en sachant qu’en dix ans, les coûts de fonctionnement doublaient. Actuellement, le coût de consultation quotidienne mobilise 2 ETP, soit environ 7,49 euros HT/demande. Les coûts de recherche, transport... chez l’archiveur s'élèvent à 4,17 € HT /demande. Le coût de consultation physique s'élève donc à 11,66 euros HT. La proposition qui a été faite est une numérisation « à la demande » et une indexation « basique » au dossier. L’image du dossier est ainsi disponible en ligne pour tout utilisateur. Le coût de consultation (hors stockage et évolution Ged) d'un dossier numérique serait de 5,36 euros HT.

Un participant dans la salle demande s’il vaut mieux archiver électroniquement en interne ou en externe (en cloud). Vincent Jamin répond que « si une entreprise est confrontée à une conformité forte, il est préférable de s'appuyer sur un tiers de confiance externe. On observe une tendance à l'externalisation à partir du moment où la sécurité est importante. »

Source : serdaLAB

(1) Vous pouvez évaluer l'alignement de votre projet à la stratégie de votre entreprise à l'aide de notre outil gratuit en ligne

(2) Slides de l'intervention de Serge Masanovic (VCM Conseil)

 

Pour voir ou revoir la conférence plénière : http://documation.tv/ct-2012-docapost-et-serda-32.html

 

VCM Conseil est partenaire de Serda, et notamment de serdaLAB à travers l’élaboration d’un outil en ligne de calcul du ROI de votre projet documentaire (dématérialisation, archivage physique et électronique…) 

 

Tags : Business case, ROI
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- Virginie Boillet

Selon une étude de Nucleus Research, les logiciels d’Electronic Content Management (ECM) continuent d’engranger des retours sur investissement (ROI) considérables grâce aux améliorations des processus métiers, la réduction de l'utilisation du papier, la diminution des coûts de stockage et l’augmentation de la productivité. 1 dollar investi dans un logiciel d’ECM rapporterait 6,12 dollars (ROI).

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- Virginie Boillet

Dans une étude marketing, intitulée « The Total Economic Impact Of Alfresco Enterprise Content Management Solution »*, le cabinet d’études américain Forrester démontre que la solution d’ECM open source d’Alfresco permet un amortissement au bout de dix mois en moyenne et dégage un retour sur investissement de 53% en trois ans.

Selon Alfresco, ce sont la souplesse de ses intégrations, mais aussi la prise en charge des standards ouverts, ainsi que les économies significatives réalisées sur les frais de licence et de maintenance, qui permettent de tels gains. Cette étude s’appuie sur des entretiens et sur l’analyse de quatre implémentations clientes. Les implémentations Alfresco étudiées comportent de nouveaux projets, mais aussi le remplacement intégral d’une solution ECM propriétaire existante. Dans le cadre de cette étude, Forrester a mis au point un cadre TEI (Total Economic Impact) à l’intention des entreprises envisageant une implémentation de la plate-forme Alfresco Enterprise.
L’étude complète, intitulée « The Total Economic Impact Of Alfresco Enterprise Content Management Solution », est disponible à l’adresse :  http://www.alfresco.com/forrester
Source : Alfresco

*L'impact économique d'une solution Alfresco d'ECM

 

Tags : open source
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- Virginie Boillet

A visée commerciale, les deux calculateurs permettent aux responsables archives, services généraux ou documentalistes en charge de cette activité d’estimer les économies potentiellement réalisables en externalisant leurs archives papier auprès d’un tiers-archiveur. serdaLAB a comparé les deux calculateurs.

Tags : calculateur
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- Thibaut Stephan

Selon l'agence de presse Reuters, les revenus online du Financial Times dépasseront les revenus liés à la publicité print en 2012 : preuve qu’un nouveau modèle économique basé sur le numérique peut être viable.

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- Virginie Boillet

Lors d’un webinar, le 05 octobre 2011, qui a rencontré un vif succès (plus de 100 personnes en ligne), l’éditeur BlueKiwi, pionnier en France des RSE, a réalisé une démonstration du ROI pouvant être obtenu avec l’implémentation d’un RSE en entreprise.

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- Thibaut Stephan

Conseils Atelya, filiale de Voirin Consultants, publie un nouveau livre blanc "l’entreprise 2.0 acte IV : ROI et analyse de la valeur".

Catégories : ROI, Analyse, RSE / Collaboratif
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- Thibaut Stephan

Immédiatement considérées comme de formidables outils marketing et un excellent moyen de créer un lien avec une clientèle aux nouveaux modes de consommation, les éditeurs se sont lancés dans la course à la création d’application. Peut-être un peu trop dans la précipitation…

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