archivage électronique
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Actu législation
- Etienne Michardiere

Depuis que la loi du 29 décembre 2012 a été promulguée, il est obligatoire pour les entreprises d’archiver les documents de comptabilité.

Une grande partie des entreprises françaises sont visées par cette loi. Les entreprises de vente de marchandises et de commerce, dont le chiffre d’affaire est supérieur à 770 000 €, ainsi que les autres entreprises avec un chiffre d’affaire supérieur à 234 000€ devront se soumettre à la dématérialisation de leurs documents fiscaux. Tous les documents de comptabilité devront être dématérialisés. En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de pouvoir communiquer ses documents de façon dématérialisée. La meilleure solution à mettre en place est une gestion électronique des documents permettant d’assister les entreprises dans l’archivage électronique. Cette loi est aussi un moyen d’amener de nombreuses entreprises à franchir le pas de la Ged et de l'archivage électronique.

Source : gestion-documents.fr

Actu produit
- Thibaut Stephan

L’éditeur spécialisé dans l’EIM (Enterprise Information Management) commercialise une nouvelle solution d’archivage.

Celle-ci se distingue de la concurrence par sa capacité à intégrer l’ensemble des contenus d’une organisation dans un référentiel unique.

OpenText annonce que sa nouvelle offre permet de réaliser jusqu'à 50% d'économie sur le stockage à long terme, notamment grâce à la rationalisation des infrastructures de stockage : la suppression des doublons, la compression du contenu stocké et le choix du type de stockage (médias optiques, disques durs, bandes magnétiques, stockage sur le cloud).

OpenText Archive est déjà disponible et son implémentation est estimée à 30 jours.

Source : Open Text

Catégories : Actu produit, Brève, Archivage
Retour d'expérience
- Thibaut Stephan

Le groupe MetLife, spécialisé dans l’assurance-vie et la prévoyance, revient sur la mise en place de son projet de dématérialisation du courrier.

L’objectif de l’automatisation du traitement du courrier était de fiabiliser la relation avec les assurés et de limiter les risques de litiges. Auparavant, les courriers recommandés étaient assemblés et envoyés manuellement, ce qui représentait quotidiennement deux heures de travail pour un coût global de huit euros par envoi.

A ce jour, MetLife assure avoir  réduit la charge de travail à 10 minutes par jour et divisé les frais par quatre. Les gains sont évalués à 1 200 000 euros par an.

Outre ses bénéfices économiques, le nouveau système garantit la traçabilité des courriers et permet l’archivage des preuves de dépôt et des accusés réception au sein d’un système d’archivage électronique à valeur probatoire.

Ce succès a entraîné le lancement d’autres projets tels que la dématérialisation d’autres flux (gestion de la relation client) et la création d’espaces sécurisés permettant aux assurés d’accéder à l’ensemble de leur dossier client.

Source : decision-achats.fr

Actu législation
- Thibaut Stephan

Billet de Pierre Fuzeau qui signale la nouvelle certification NF 461 concernant les systèmes de management de système d'archivage électronique.

Il y avait jusque là un dispositif de certification appliqué par Afnor Service dans le cadre du référentiel NF Z 40-350 destiné aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents dans leur composante physiques.
Il y a désormais la certification NF 461 datée du 17 décembre 2012 qui est délivrée par Afnor Certification pour les systèmes de management de système d'archivage électronique.
C'est le chaînon qui manquait à l'édifice : je salue l'Afnor et les porteurs du projet qu'ont été le SIAF et les associations professionnelles Aproged et Fntc pour ce travail.
Espérons que la suite logique de la série des normes ISO 30300  puissent donner lieu aussi à un dispositif de certification analogue. Nous disposerions ainsi de la couverture complète pour la maîtrise des flux et conservation documentaire  : gestion du cycle de vie des documents (GDA) + gestion de l'archivage électronique (SAE).
Ce serait bon pour la gouvernance documentaire !

Source : http://memoireetsavoir.blogspot.fr

- Manon Vincent

La version 1.0 du SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage) vient d’être publiée. Rappelons que ce standard d’échange de données pour l’archivage modélise « les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l’archivage de données ». On compte six types de transaction (le transfert, la demande de transfert, la modification, l’élimination, la communication et la restitution) et cinq acteurs (le service producteur, le service versant, le service d’archives, le service de contrôle et le demandeur d’archives). Ainsi, de manière formelle, ce standard définit :

- « les transactions par des scénarios (diagrammes de séquences en UML) dans lesquels les acteurs s’échangent des messages ;

- la forme des messages échangés au cous de ces transactions par des schémas XML ».

Différentes modifications ont été apportées à cette version. Des ressources nouvelles et des mises à jour sont disponibles sur le site des Archives de France, telles que :

- de nouveaux schémas,

- des outils facilitant la prise en charge de cette nouvelle version du standard,

- de la documentation du standard mise à jour pour décrire les changements effectués et pour préciser un certain nombre de principes de mise en œuvre (notamment pour la « gestion des règles de sort final et de restriction d’accès, utilisation des messages d’accusés de réception »).

 Notons que des travaux de normalisation du SEDA vont être prochainement lancés, le but étant d’aboutir à une norme française NF.

 

Source : cines.fr.

Catégories : Brève, Archivage, France
Actu législation
- Manon Vincent

Alors que l’AFNOR (association française de normalisation) propose depuis cet été un nouveau texte normatif : la norme Z42-020 relative aux spécifications d’un composant Coffre-fort numérique (CCFN), Bruno Dillet, Directeur Etude et développement chez CDC Arkhinéo, revient sur son positionnement et ses limites.

Actu produit
- Manon Vincent

La société Docapost BPO, filiale du groupe La Poste spécialisée dans la gestion des processus clients, propose désormais, en partenariat avec le GMPA (Groupement Militaire de Prévoyance des Armées), la solution Contralia, une souscription électronique sur tablette iPad pour les militaires, pompiers et policiers. La souscription électronique sur iPad a été conçue pour simplifier la démarche « des conseillers nomades auprès des adhérents ». Ainsi, « une fois le type de contrat prévoyance défini avec le souscripteur, les conseillers peuvent saisir en direct le contrat sur leur tablette et permettre à l’adhérent de le signer électroniquement ». Cette solution facilite grandement le traitement du dossier, Docapost BPO n’ayant plus qu’à valider, signer et certifier le contrat, qui sera archivé à valeur probatoire. Une fois le contrat certifié, l’adhérent, pourra, en outre, le consulter à tout moment, le contrat étant disponible en ligne dans un espace sécurisé.

Source : outputlinks.fr.

 

Actu marché
- Manon Vincent

Alfresco, société spécialisée dans les solutions de gestion de contenu d’entreprise, vient de lancer Alfresco Records Management 2.0. Cette solution pour la gestion et la conformité des archives est une plateforme open source, entièrement personnalisable et qui « s’adapte à tous les types de processus de gestion des archives déjà mis en place par les entreprises ». Elle permet de gérer tout type d’archives (documents bureautiques, fichiers multimédias, images scannées…) et s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux organismes publics. Alfresco RM 2.0 intègre, entre autres, les nouveautés suivantes :

  • Structure multi-niveaux : permettant aux gestionnaires d’archives de créer des structures d’archivage élaborées.
  • Support d’Alfresco Enterprise 4 : la solution s’intègre à Alfresco Entreprise 4.
  • Extensibilité : les utilisateurs peuvent définir leurs propres types de fichiers ainsi que les métadonnées associées.
  • Recherche d’archives : il est possible de créer des requêtes et de localiser des archives, ainsi que de sauvegarder les recherches en tant que « favoris ».
  • Entrepôt unique : « l’ensemble du contenu est capturé, géré et contrôlé dans un entrepôt unique, s’intégrant en toute transparence avec les outils de gestion de contenu ».
  • Interface Web : « l’accès aux fonctionnalités de gestion des archives se fait via une interface web sécurisée, accessible depuis n’importe quel poste de travail ».

 La solution est dès à présent disponible.

 

Source : Communiqué de presse d’Alfresco.

- Elise Garet

Le FP7 (Seventh Framework Programme) de l'Union Européenne a financé à hauteur de 12,1 millions d'euros le projet IMPACT, destiné à établir un centre européen d'accès aux technologies et experts de la numérisation de masse, afin d'aider les bibliothèques, musées et archives à mener à bien leurs projets de numérisation.

Rendre les richesses culturelles et historiques de l'Europe numériquement accessibles

Ce projet a été inspiré par la richesse culturelle et historique de l'Europe, dont une infime partie est aujourd'hui disponible. Des millions de livres et de documents imprimés reposent dans des bibliothèques et des cartons, accessibles aux seuls chercheurs et universitaires. La numérisation à grande échelle permet de changer progressivement cette réalité. La Commission Européenne a pendant plus de 10 ans mené une campagne pour créer une bibliothèque numérique Européenne. Ce projet a vu le jour avec la création du portail central Europeana, qui met à disposition des milliers de documents numérisés à travers l'Europe. Pendant quatre ans et demi, le projet FP7 a oeuvré pour soutenir cet effort. Ses partenaires technologiques ont développé une suite de logiciels "post-scan" destinée à améliorer la qualité et la finesse de numérisation.

Le projet IMPACT a eu pour but de développer la technologie, les outils et logiciels de numérisation de masse afin de soutenir les projets de numérisation et permettre aux Institutions de les mener à bien efficacement. IMPACT a apporté un système qui fonctionne comme un médiateur: il met en contact les utilisateurs finaux avec les partenaires du projet, experts en numérisation. Un programme de formation traitant des questions et des technologies de la numérisaiton à grande échelle a aussi été mis à disposition sur le site du projet.

Le développement d'un cadre entretenu par un Competence Centre

IMPACT a permis le développement d'un cadre technologique, d'une architecture qui réunit tous les outils et technologies de numérisation en un seul endroit et qui assure qu'ils soient tous interopérables. Clemens Neudecker, manager technique d'IMPACT, commente: "nous voulions permettre aux bibliothèques et archives de choisir le système ou le logiciel qu'elles voulaient et de l'utiliser comme elles le voulaient. Nous ne voulions pas que les gens s'inquiètent des formats de fichiers, des conversions ou des questions d'interopérabilité. Le cadre s'occupe de ces questions, comme du défi de l'extensibilité."

IMPACT a pris fin en juin 2012, mais l'expertise collective de ses partenaires et leur expérience d'utilisation et de développement des outils de numérisation reste ouverte à la communauté de la numérisation de masse par le biais du Competence Centre IMPACT. L'administration de ce centre et le bureau d'aide seront dirigés par la bibliothèque virtuelle Miguel Cervantes et l'Université d'Alicante en Espagne. Les infrastructures informatiques et le stockage seront pris en charge par le "Supercomputing and Networking Centre" de Poznan en Pologne. Enfin, la base de données principale du projet IMPACT est hébergée à l'Institut PRIMA de l'Université de Salford au Royaume-Uni. Elle compte aujourd'hui plus de 500 000 images numérisées venant des bibliothèques partenaires d'IMPACT.

Le Competence Centre est financé par des abonnements, qui sont de 10 000€ pour les organisations privées et entreprises et de 6 000€ pour les établissements publics. Le Dr Balk conclue: "on ne peut pas faire de la numérisation de masse seul. La coopération est vitale et les partenaires d'IMPACT ont maintenant des années d'expérience dans le domaine. Par le biais du Competence Centre nous sommes maintenant à même de partager nos connaissances et notre expérience avec d'autres et à porter plus avant cette vision d'ouverture de la richesse des ressources historiques de l'Europe".

Source: Europe's Information Society

Livres blancs/baromètres
- Elise Garet

L'Aproged a publié un guide des bonnes pratiques concernant l'archivage dans le Cloud, "à l'attention des organisations françaises et européennes". Les membres du groupe de travail ont voulu éclaircir les questions suivantes : les nouvelles possibilités technologiques sont-elles adaptées aux contraintes réglementaires? Est-il possible d'envisager la mise en oeuvre d'un système de gestion de contenu ou d'archivage de documents numériques tirant parti de ces nouvelles possibilités apportées par le Cloud?
Les experts ont cherché à identifier les contraintes et les apports liés à l'archivage électronique dans le Cloud computing.

Le guide est téléchargeable sur le site de l'Aproged, sous réserve d'être enregistré.

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