Production & Coeur de métier (documentation technique)
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Actu produit
- Thibaut Stephan

Arvato, éditeur de solutions en matière de relation client, et W4, éditeur de la  solution BPM Business First, ont collaboré dans le cadre du déploiement d’une plateforme de traitement dématérialisé pour le compte d’un grand donneur d’ordre public et d’un grand acteur du crédit à la consommation. Ces projets visent à fluidifier la gestion des dossiers d’allocataires et le traitement des demandes de crédit. Omar El Yazidi, Directeur Customer Care pour Arvato France, annonce une réduction de 20% du délai de traitement des dossiers.

Le partenariat entre Arvato et W4 a donc débouché sur le déploiement d’une solution qui se distingue par :

- Le volume de documents traités (plusieurs dizaines de milliers par jour) ;

- La gestion des spécificités de chaque client ;

- Le traitement des flux stratégiques assuré en moins de 24 heures.

 

Source : W4.eu

Actu produit
- Thibaut Stephan

Wolters Kluwer, éditeur d’informations professionnelles spécialisé dans les domaines juridiques, financiers, vient d’annoncer la sortie d’un nouveau service : Lamylex+.

Il s’agit d’un site internet « au carrefour de logiciel et de l’outil documentaire » qui viendra enrichir son offre après les sorties successives de la base de données Lamyline et du logiciel de gestion Kleos. Cette plateforme s’adresse tout particulièrement aux petites structures (entre un et cinq avocats).

Le site comprend un moteur de recherche sémantique, un fonds documentaire (codes, jurisprudence, conventions collectives, etc.) enrichi par les arrêts des différentes cours et permet de comparer différentes versions d’un même texte selon les dates. En parallèle, des modèles de formulaires sont proposés à l’utilisateur pour différents types de procédures.

La solution Lamylex+ est disponible depuis le 16 octobre 2012, mais sera enrichi dès novembre par la publication de guides de procédures judiciaires et autres nouvelles fonctionnalités. L’éditeur a opté pour un modèle freemium, une partie des contenus étant accessibles gratuitement de façon temporaire, puis sur abonnement.

Plus d’informations ici

Source : Wolters Kluwer

 

 

ROI
- Virginie Boillet

Lors d’une conférence Documation, jeudi 22 mars, intitulée « Les clés financières pour réussir votre projet de dématérialisation et d’archivage électronique : de la méthode du Business Case au calcul du ROI », les trois intervenants, Serge Masanovic, Economiste à VCM Conseil, Vincent JAMIN, Directeur de la division dématérialisation, de Docapost DPS et Franck Richou, chef de projet archivage chez Swiss Life, ont fait un point sur l’évaluation des enjeux, des coûts, des risques et des gains escomptés, lors d’un projet lié à la gestion documentaire.

En introduction, Pierre Fuzeau, Président de Serda, a rappelé que les exigences en matière de délais de retour sur investissement se raccourcissaient, y compris dans la gestion documentaire. Et de souligner la nécessité d’aligner les projets documentaires à la stratégie de son entreprise (1) : Alignement réglementaire et juridique, alignement sur la stratégie organisationnelle...

Serge Masanovic, spécialiste de l’économie des projets de systèmes d’information à VCM Conseil, et partenaire de Serda, a expliqué la méthode du Business case (2), véritable outil d’aide à la décision, document visant à justifier le projet « puisqu’on y travaille les coûts, mais aussi les bénéfices ». Mis en œuvre au moment du lancement d’un projet, il va illustrer l’impact du projet documentaire sur le métier de l’entreprise. Quatre ratios doivent être calculés :

–                    payback : c’est le nombre d’années à partir desquelles je commence à gagner de l'argent (c’est ce qui est souvent appelé à tort ROI),

–                    ROI : ratio entre le flux de trésorerie par période et l'investissement initialement,

–                    Valeur actualisée nette (VAN) ou TRI (Taux de rentabilité interne) : taux du placement.

Vincent Jamin, directeur du pôle dématérialisation de Docapost DPS, expose quatre types de gains dans un projet de dématérialisation : il y a, d’abord, les gains liés à la conformité. Certains clients peuvent obtenir un ROI rien qu’en réduisant le coût des litiges. L’impact réside aussi dans l’amélioration de l’image de marque de la société. Il cite le cas d’une agence intérimaire qui traite quelques milliers de contrats temporaires dont un certain taux se retrouve aux prudhommes. Avant dématérialisation, la société était incapable de présenter les documents en temps et en heure aux prudhommes. Autre type de gain : l’efficacité opérationnelle (optimisation de la productivité), par des temps de traitement beaucoup plus courts. Et une rationalisation des process.  Il fournit l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, qui peuvent apporter une économie annuelle de trois années hommes. Le troisième type de gain est l’optimisation du cash-flow. « On accélère la facturation et on optimise le recouvrement et donc, la trésorerie ». Enfin, le quatrième avantage réside dans l’optimisation des organisations.  « On accroît les possibilités d'évolution de l'organisation », précise-t-il.

Enfin, Franck Richou, Chef de Projet Archivage pour Swiss Life, explique comment le calcul de ROI (dans le cadre d’une mission réalisée par serda maîtrise) a été un levier de décision pour une stratégie de dématérialisation, en plus des obligations légales et réglementaires. L’assureur dispose de 20 km linéaires d'archives physiques chez deux archiveurs : 12 kml chez Iron Mountain et 8 kml chez Archiv System. Les volumes d’archives augmentent de 10% par an.  La conservation d’archives physiques représente 70% des coûts de fonctionnement de son service. En parallèle, une démarche de Ged sur les courriers entrants et la mise en place d'une politique d'archivage tenant compte du papier et de l'électronique ont été mises en place en 2011. « Il a fallu se poser la question de la dématérialisation de tout ou partie des documents, et de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) en interne ou en externe », explique le chef de projet. Il fallait, en effet, benchmarker les différentes solutions proposées, en termes de coûts et de bénéfices. Serda a imaginé différents scénarios : le premier étant de ne rien faire, tout en sachant qu’en dix ans, les coûts de fonctionnement doublaient. Actuellement, le coût de consultation quotidienne mobilise 2 ETP, soit environ 7,49 euros HT/demande. Les coûts de recherche, transport... chez l’archiveur s'élèvent à 4,17 € HT /demande. Le coût de consultation physique s'élève donc à 11,66 euros HT. La proposition qui a été faite est une numérisation « à la demande » et une indexation « basique » au dossier. L’image du dossier est ainsi disponible en ligne pour tout utilisateur. Le coût de consultation (hors stockage et évolution Ged) d'un dossier numérique serait de 5,36 euros HT.

Un participant dans la salle demande s’il vaut mieux archiver électroniquement en interne ou en externe (en cloud). Vincent Jamin répond que « si une entreprise est confrontée à une conformité forte, il est préférable de s'appuyer sur un tiers de confiance externe. On observe une tendance à l'externalisation à partir du moment où la sécurité est importante. »

Source : serdaLAB

(1) Vous pouvez évaluer l'alignement de votre projet à la stratégie de votre entreprise à l'aide de notre outil gratuit en ligne

(2) Slides de l'intervention de Serge Masanovic (VCM Conseil)

 

Pour voir ou revoir la conférence plénière : http://documation.tv/ct-2012-docapost-et-serda-32.html

 

VCM Conseil est partenaire de Serda, et notamment de serdaLAB à travers l’élaboration d’un outil en ligne de calcul du ROI de votre projet documentaire (dématérialisation, archivage physique et électronique…) 

 

Tags : Business case, ROI
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