Analyse
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Actu produit
- Etienne Michardiere

Le choix d’un ECM peut s'avérer compliqué. Avant de prendre une décision il est nécessaire de réfléchir aux dix caractéristiques principales qui doivent être prises en compte pour choisir le bon outil.

La base de données centrale: Accessible via le logiciel de gestion de contenu, le référentiel central aide  à simplifier le partage de fichiers en supportant plusieurs formats de fichiers provenant de plusieurs sources, que ce soit papiers ou de sources électroniques.

La numérisation de documents: Elle aide a faciliter le partage de fichiers et de récupération de fichiers avec différentes méthodes de numérisation de documents. 

Sécuriser les fichiers issus de mails : Cette caractéristique peut aider à mettre un terme aux e-mails perdus, en stockant les mails entrants et sortants dans un système qui les relient aux clients, aux fournisseurs et sous-traitants. Et surtout s'assurer que le futur ECM peut facilement s'intégrer dans des applications de messagerie populaires déjà utilisées.

Le portail Client: L'accessibilité des clients à un portail peut améliorer votre relation client. Assurez-vous qu'il peut être facilement intégré à votre site.

Recherche : Tous les documents doivent être consultables et facilement retrouvables par les contacts. Des filtres et des recherches avancées ainsi que l’utilisation de mots clés permettent  d’accélérer le processus.

L’accès mobile :  L'accessibilité à l’ECM doit être possible n’importe où et n’importe quand, depuis n’importe quels appareils mobiles comme les smartphones et tablettes.

Une intégration facile: L’ ECM doit être facilement intégré à Salesforce, Microsoft Office ou toute autre application d'entreprise populaire dans le but d’éviter une refonte totale de votre système actuel.

Gestion de workflow automatisé: : Sans déplacer les flux de travail actuels, il doit être de contrôler les processus linéaires, de réussir à analyser l'avancement du projet et de d'identifier les ruptures de flux de travail.

Analyses avancées : Pour plus de transparence sur les processus opérationnels vitaux, les analyses commerciales avancées doivent être facilement personnalisables. 

Accessibilité Cloud: Coffre-fort, stockage, le cloud offre la solution la plus rentable et la meilleure accessibilité depuis n'importe quel endroit et dans n’importe quel environnement d’affaires.

Enfin, il faut examiner les différentes options disponibles sur le marché.  Il faut s’assurer que la solution ECM choisie est évolutive pour la futur croissance et l'expansion de l’entreprise.

Source : idm.net

Tags : ECM
Tendance
- Etienne Michardiere

Le nombre de datacenters est en train de fortement augmenter. Ciena propose une infographie qui explique pourquoi la virtualisation et la technologie cloud sont une solution crédible aux défis actuels.

L’accumulation des données conduit inévitablement à l’augmentation du nombre de datacenters. Cependant les datacenters restent des entités isolées. Par cette infographie Ciena montre les bénéfices qui peuvent ressortir de la virtualisation et du cloud. Ainsi les datacenters deviennent des entités liées entre elles, ce qui permet d’optimiser l’informatique des entreprises.

Pourquoi basculer du datacenter vers le cloud

Crédit infographie : © Ciena

Source : silicon.fr

Tags : data center
Avis d'expert
- Pierre Fuzeau

C’est le sujet traité dans le quatrième livre blanc intitulé : "ISO 30300 - 30301 : métadonnées pour les documents d’activité", publié par le CN11 de l'Afnor.

Principes directeurs, vue conceptuelle et modalités. Ce livre blanc est publié par Afnor et produit par la Commission de normalisation française Afnor (CN11) consacrée à la gestion des documents d’activités (ou records management). "Il s’agit d’un domaine particulièrement sensible puisque les « données sur les données » permettent d’identifier, de retrouver et d’échanger de l’information entre les systèmes. De plus, certaines métadonnées peuvent contribuer à donner une valeur de preuve. De fait et avec l’arrivée du Big Data et de l’activité économique autour du Cloud Computing, la gestion, et préalablement la définition des métadonnées, ont de fait un caractère stratégique."
Le ton est donné : aucun oubli sur ce sujet n’est possible dès qu’on doit mettre en place un système de gestion documentaire : gestion du courrier, gestion électronique de document, archivage (avec ou sans vocation probatoire), les métadonnées doivent être adaptées et respecter les principes exposés dans les normes ISO 23081 (1 à 3). Pour répondre aux besoins de purge, de transparence, de suivi, d’archivage, de transmission, et d’interopérabilité entre systèmes, chaque document doit être tracé, et donc enrichi et accompagné de ses métadonnées tant pour son identification que pour sa gestion. C’est d’autant plus critique que l’application ad’hoc des métadonnées s’inscrit dans la mise en œuvre des normes ISO 30301 qui sont désormais certifiables.

Pour accéder au livre blanc :

www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/livre-blanc-n-4-iso-30300-30301-metadonnees-pour-les-documents-d-activite.-principes-directeurs-vue-conceptuelle-et-modalites

 

Avis d'expert
- Virginie Boillet

Quelle est la différence ? En apparence, il n’y en a pas, si on se réfère à leurs caractéristiques basiques. Mark McDonald, analyste chez Gartner, nous explique qu’il y en a bien une. Il est important de reconnaitre leurs différences afin d’utiliser à bon escient chacune de ces solutions.

Actu législation
- Virginie Boillet

Le Parlement européen devrait examiner le 11 juin prochain l'examen du projet de révision de la directive sur la réutilisation des données publiques (Directive 2003/98/CE). Quelles sont les modifications apportées à cette nouvelle mouture par rapport à la directive de 2003 ?

Tags : open data
Tendance
- Virginie Boillet

A l’heure où les bibliothèques souffrent d’un visitorat en perte de vitesse depuis l’arrivée d’Internet et du numérique, un nouveau type d’utilisateurs pourrait s’intéresser à elles : les starts-ups, ces jeunes entreprises innovantes qui raffolent d’espaces de co-working collaboratifs.

Tendance
- Virginie Boillet

A l’heure où les bibliothèques souffrent d’un visitorat en perte de vitesse depuis l’arrivée d’Internet et du numérique, un nouveau type d’utilisateurs pourrait s’intéresser à elles : les start-ups, ces jeunes entreprises innovantes qui raffolent d’espaces de co-working collaboratifs.

Avis d'expert
- Thibaut Stephan

Frederik Cailliau, chercheur chez l’éditeur Sinequa, vous aide à vous poser les bonnes questions pour choisir votre outil.

- Pertinence : Les réponses aux requêtes sont-ils pertinents pour chaque utilisateur ? Sont-ils ordonnés en fonction de leur pertinence ? Les documents sont-ils classés par catégories ?

- Convivialité de la recherche : Quelles sont les fonctionnalités permettant d’optimiser la recherche et de la spécifier au moyen de filtres ?

- Traitements linguistiques : Le moteur est-il adapté à toutes les langues utilisées dans les documents de l’organisation ?

- Performance et ‘scalabilité’ : Quelle est la capacité d’indexation des données ? Une évolution de l’architecture a-t-elle un impact sur la pertinence et la performance de la recherche ?

- Qualité des connecteurs : Le moteur est-il doté de connecteurs pour l’ensemble des sources de données de l’organisation ?

- Sécurité : Est-ce que la sécurité de l’accès aux documents définie par l’entreprise est bien respectée partout ? N’y a-t-il pas de fuites cachées par exemple à la complétion automatique de la requête ?

- Généricité : Faut-il adapter le moteur aux données de l’entreprise ? Est-ce qu’il est facile à prendre en main (installation, configuration, mises à jour) ? Fait-il du text mining de façon générique et/ou fournit-il des outils de text mining en standard ?

 

Source : industrie-techno.com

 

 

Tendance
- Thibaut Stephan

La révolution de la lecture numérique dans les pays émergents ne sera pas identique à celle qui s’est déroulée dans les pays développés, mais diverses organisations tentent de démocratiser la lecture numérique sur le continent africain.

Actu législation
- Thibaut Stephan

Viviane Reding, vice-présidente de la Commission européenne, et Luigi Gambardella, président de l’association ETNO (opérateurs de réseaux de télécommunication en Europe) se sont rencontrés le 11 février 2013. L’occasion d’évoquer les nouvelles règles en matière de protection des données proposées par la Commission européenne en janvier 2012.

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