Services de documentation : enjeux, besoins en logiciels et prestations (2008)

Périmètre de l'étude :

Périmètre des solutions logicielles abordées :

Logiciel documentaire, Ged (Gestion électronique de documents), gestion de contenu, logiciel de veille, logiciel de bibliothèque, portail collaboratif, Intranet documentaire, gestion des connaissances (knowledge management), archivage électronique, records management, mind-mapping, agrégateur de contenu…

Périmètre des services abordées :

conseil, assistance à maîtrise d'ouvrage, intégration, développement informatique,  prestations en numérisation, en veille, agences d’abonnements…

 

Avec l’avènement du numérique, les organisations, publiques comme privées, ont pris conscience qu’une bonne gestion de l’information constitue un avantage concurrentiel. Le défi pour chaque organisation se situe, non plus dans l’accès à l’information, mais dans sa capacité à la transformer, la comprendre, l’interpréter, et l’utiliser. Face à ces enjeux, comment se positionne le centre de documentation, service dont le cœur de métier est justement d’acquérir, traiter et diffuser de l’information ?

 

I - LES ENJEUX DU CENTRE DE DOCUMENTATION A L’HEURE DU NUMERIQUE

  • Dans un environnement devenu très concurrentiel, l'amélioration des services rendus aux clients est devenu le premier enjeu des organisations, qu’elles soient privées ou publiques.
  • Le partage des connaissances ainsi que la gestion et la diffusion de l’information numérique sont les deux principaux objectifs des organisations en matière de gestion de l’information.
  • Certains centres de documentation voient leurs activités se diversifier mais le manque de moyens humains et financiers préoccupe un grand nombre de structures.

 

II - ETAT DE L'EXISTANT DU CENTRE DE DOCUMENTATION                       

  • L’activité la plus fréquente des centres de documentation est la réponse à des demandes ponctuelles. Le cœur de métier des professionnels de l’information reste l'acquisition de documents (gestion des abonnements et achats), la recherche et la sélection d'informations et le traitement documentaire.
  • Alors que traditionnellement le rôle des services de documentation était de traiter des documents externes, 67% des services de documentation traitent aujourd’hui des documents produits en internes.
  • Les ressources numériques représentent en moyenne près d’un tiers du fonds documentaire des centres de documentation interrogés. Cependant cette moyenne varie beaucoup selon le type de structure (public, privé, associative).
  • Les professionnels de l’information s’intéressent de plus en plus au Web 2.0. 45% des centres de documentation utilisent ces outils, principalement des agrégateurs de flus RSS.

 

III - ANALYSE DES BESOINS DES CENTRES DE DOCUMENTATION EN OUTILS LOGICIELS ET SERVICES

  • Parmi les motivations pour acquérir ou renouveler un logiciel, les centres de documentation souhaitent apporter de nouveaux services / produits aux utilisateurs. Faire gagner en efficacité et productivité ses collaborateurs est également une motivation importante.
  • 65% des centres de documentation interrogés ont un projet de renouvellement de leur logiciel documentaire ou de Ged. Le projet d’acquisition d’un outil  de veille concerne un tiers des services de documentations interrogés.
  • Concernant les logiciels documentaires, les fonctionnalités les plus importantes pour les professionnels de l’information sont la recherche avancée, la gestion des référentiels de classement et la diffusion sélective de l’information.
  • Seulement 30% des services de documentation interrogés ont un besoin en externalisation. Le gain de temps et le manque d’effectifs sont les deux principales raisons de l’externalisation. La gestion des achats et des abonnements est le service que les centres de documentation souhaitent le plus externaliser.

 

IV - LES RELATIONS AVEC LES EDITEURS DE LOGICIELS ET PRESTATAIRES

  • Le rapport qualité/prix et la compréhension des besoins sont les deux principaux critères de choix d’un prestataire de services ou d’un éditeur de logiciel. La réputation de la société est également importante.
  • Globalement, l’image des éditeurs et des prestataires est plutôt bonne.
  • En matière de notoriété, le premier éditeur spécialisé en gestion de l’information cité est GB Concept, suivi par Archimed. Jouve est le prestataire de services le plus connu des services de documentation.


Tarifs :
  • Etude : à partir de 590,00 €
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