Records management
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Avis d'expert
- Pierre Fuzeau

C’est le sujet traité dans le quatrième livre blanc intitulé : "ISO 30300 - 30301 : métadonnées pour les documents d’activité", publié par le CN11 de l'Afnor.

Principes directeurs, vue conceptuelle et modalités. Ce livre blanc est publié par Afnor et produit par la Commission de normalisation française Afnor (CN11) consacrée à la gestion des documents d’activités (ou records management). "Il s’agit d’un domaine particulièrement sensible puisque les « données sur les données » permettent d’identifier, de retrouver et d’échanger de l’information entre les systèmes. De plus, certaines métadonnées peuvent contribuer à donner une valeur de preuve. De fait et avec l’arrivée du Big Data et de l’activité économique autour du Cloud Computing, la gestion, et préalablement la définition des métadonnées, ont de fait un caractère stratégique."
Le ton est donné : aucun oubli sur ce sujet n’est possible dès qu’on doit mettre en place un système de gestion documentaire : gestion du courrier, gestion électronique de document, archivage (avec ou sans vocation probatoire), les métadonnées doivent être adaptées et respecter les principes exposés dans les normes ISO 23081 (1 à 3). Pour répondre aux besoins de purge, de transparence, de suivi, d’archivage, de transmission, et d’interopérabilité entre systèmes, chaque document doit être tracé, et donc enrichi et accompagné de ses métadonnées tant pour son identification que pour sa gestion. C’est d’autant plus critique que l’application ad’hoc des métadonnées s’inscrit dans la mise en œuvre des normes ISO 30301 qui sont désormais certifiables.

Pour accéder au livre blanc :

www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/livre-blanc-n-4-iso-30300-30301-metadonnees-pour-les-documents-d-activite.-principes-directeurs-vue-conceptuelle-et-modalites

 

Chiffres-clés
- Virginie Boillet

A l’occasion d’une conférence organisée par l’Association américaine ARMA, qui regroupe plus de 11 000 managers de l’information et records managers, une enquête menée par le cabinet Forrester Research (c’est la 4e enquête menée pour l’ARMA) révèle de nombreuses frustrations chez les records managers américains.

Livres blancs/baromètres
- Thibaut Stephan

L’association des Archivistes Français (AAF) publie la troisième édition de son livre blanc consacré au Records Management.

Après deux publications en mai 2011 puis en novembre 2011, ce nouvel opus vise à étudier les incidences et les modalités de la mise en oeuvre des normes de la série ISO 30300 portant sur la normalisation de la gestion des documents d’activité. Sa sortie coïncide d’ailleurs avec la réunion de l’ISO/TC46/SC11 prévue à Berlin en mai 2012.

Le livre blanc détaille ainsi :

- Le concept central de la norme ISO 30300 : le Système de Gestion des Documents d’Activité (SGDA);

- L’interopérabilité de la série des normes ISO 30300 avec les autres normes de système de management, par exemple de la Qualité (ISO 9000), du Risque (ISO 31000), de l’Environnement (ISO 14001);

- le modèle de cycle de vie des archives selon ses trois âges vis-à-vis de l'usage des documents d’activité. 

 

Téléchargez le livre blanc ici

 

 

Actu produit
- Virginie Boillet

HP lance une nouvelle version de son « Electronic Document and Records Management System » (EDRMS), appelé TRIM, grâce à Idol, la solution de traitement intelligent de l’information, qu’a racheté HP à Autonomy, en août dernier.

Chiffres-clés
- Thibaut Stephan

Une enquête menée par l'AIIM, l'association américaine du management de l'information, met en lumière les lacunes des organisations en matière de records management. Ainsi, seuls 13% des répondants pensent que leur entreprise respecte les standards du records management.

 

Livres blancs/baromètres
- Virginie Boillet

La première version du livre blanc "Introduction à la série des normes Iso 30300, système de gestion des documents d'activité", a trouvé un écho très favorable auprès des professionnels de la gestion de l'information, ayant notamment été téléchargé près de 3000 fois sur le site de l'Afnor entre mars et juin 2011.

Cet article a été initialement publié sur www.archimag.com

La première version du livre blanc "Introduction à la série des normes Iso 30300, système de gestion des documents d'activité", a trouvé un écho très favorable auprès des professionnels de la gestion de l'information, ayant notamment été téléchargé près de 3000 fois sur le site de l'Afnor entre mars et juin 2011.

Cette deuxième version, dont le contenu sera présenté à la réunion internationale de Londres en novembre, est à son tour disponible en téléchargement sur la bibliothèque virtuelle de l'organisme de certification.

« Ce livre blanc a pour objectif d'expliquer les perspectives d'évolution des normes sur le Records Management dans les prochaines années.» explique Pierre Fuzeau, président de la commission générale Information et documentation CG46 et directeur associé du Groupe Serda. « La politique et les moyens mis en oeuvre par chaque organisation doivent donc s'y adapter et, inversement, l'amélioration et la normalisation de la gestion des documents d'activité concourront à produire la valeur et la performance dans un cadre de développement durable pour chaque organisation. »

La traduction de l'expression Records management en "gestion des documents d'activité" constitue la partie visible de cet iceberg normatif, mais l'essentiel se situe ailleurs : Cette publication des normes Iso 30300 place en effet la gestion des documents d'activité au rang des normes des systèmes de management, tels que le sont les Iso 9000 ou 14000.

 

Le livre blanc est téléchargeable librement, et sans formulaire à saisir, sur le site de l'Afnor.

 

Source : Archimag

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