Documentation et gouvernance
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ROI
- Virginie Boillet

Lors d’une conférence Documation, jeudi 22 mars, intitulée « Les clés financières pour réussir votre projet de dématérialisation et d’archivage électronique : de la méthode du Business Case au calcul du ROI », les trois intervenants, Serge Masanovic, Economiste à VCM Conseil, Vincent JAMIN, Directeur de la division dématérialisation, de Docapost DPS et Franck Richou, chef de projet archivage chez Swiss Life, ont fait un point sur l’évaluation des enjeux, des coûts, des risques et des gains escomptés, lors d’un projet lié à la gestion documentaire.

En introduction, Pierre Fuzeau, Président de Serda, a rappelé que les exigences en matière de délais de retour sur investissement se raccourcissaient, y compris dans la gestion documentaire. Et de souligner la nécessité d’aligner les projets documentaires à la stratégie de son entreprise (1) : Alignement réglementaire et juridique, alignement sur la stratégie organisationnelle...

Serge Masanovic, spécialiste de l’économie des projets de systèmes d’information à VCM Conseil, et partenaire de Serda, a expliqué la méthode du Business case (2), véritable outil d’aide à la décision, document visant à justifier le projet « puisqu’on y travaille les coûts, mais aussi les bénéfices ». Mis en œuvre au moment du lancement d’un projet, il va illustrer l’impact du projet documentaire sur le métier de l’entreprise. Quatre ratios doivent être calculés :

–                    payback : c’est le nombre d’années à partir desquelles je commence à gagner de l'argent (c’est ce qui est souvent appelé à tort ROI),

–                    ROI : ratio entre le flux de trésorerie par période et l'investissement initialement,

–                    Valeur actualisée nette (VAN) ou TRI (Taux de rentabilité interne) : taux du placement.

Vincent Jamin, directeur du pôle dématérialisation de Docapost DPS, expose quatre types de gains dans un projet de dématérialisation : il y a, d’abord, les gains liés à la conformité. Certains clients peuvent obtenir un ROI rien qu’en réduisant le coût des litiges. L’impact réside aussi dans l’amélioration de l’image de marque de la société. Il cite le cas d’une agence intérimaire qui traite quelques milliers de contrats temporaires dont un certain taux se retrouve aux prudhommes. Avant dématérialisation, la société était incapable de présenter les documents en temps et en heure aux prudhommes. Autre type de gain : l’efficacité opérationnelle (optimisation de la productivité), par des temps de traitement beaucoup plus courts. Et une rationalisation des process.  Il fournit l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, qui peuvent apporter une économie annuelle de trois années hommes. Le troisième type de gain est l’optimisation du cash-flow. « On accélère la facturation et on optimise le recouvrement et donc, la trésorerie ». Enfin, le quatrième avantage réside dans l’optimisation des organisations.  « On accroît les possibilités d'évolution de l'organisation », précise-t-il.

Enfin, Franck Richou, Chef de Projet Archivage pour Swiss Life, explique comment le calcul de ROI (dans le cadre d’une mission réalisée par serda maîtrise) a été un levier de décision pour une stratégie de dématérialisation, en plus des obligations légales et réglementaires. L’assureur dispose de 20 km linéaires d'archives physiques chez deux archiveurs : 12 kml chez Iron Mountain et 8 kml chez Archiv System. Les volumes d’archives augmentent de 10% par an.  La conservation d’archives physiques représente 70% des coûts de fonctionnement de son service. En parallèle, une démarche de Ged sur les courriers entrants et la mise en place d'une politique d'archivage tenant compte du papier et de l'électronique ont été mises en place en 2011. « Il a fallu se poser la question de la dématérialisation de tout ou partie des documents, et de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) en interne ou en externe », explique le chef de projet. Il fallait, en effet, benchmarker les différentes solutions proposées, en termes de coûts et de bénéfices. Serda a imaginé différents scénarios : le premier étant de ne rien faire, tout en sachant qu’en dix ans, les coûts de fonctionnement doublaient. Actuellement, le coût de consultation quotidienne mobilise 2 ETP, soit environ 7,49 euros HT/demande. Les coûts de recherche, transport... chez l’archiveur s'élèvent à 4,17 € HT /demande. Le coût de consultation physique s'élève donc à 11,66 euros HT. La proposition qui a été faite est une numérisation « à la demande » et une indexation « basique » au dossier. L’image du dossier est ainsi disponible en ligne pour tout utilisateur. Le coût de consultation (hors stockage et évolution Ged) d'un dossier numérique serait de 5,36 euros HT.

Un participant dans la salle demande s’il vaut mieux archiver électroniquement en interne ou en externe (en cloud). Vincent Jamin répond que « si une entreprise est confrontée à une conformité forte, il est préférable de s'appuyer sur un tiers de confiance externe. On observe une tendance à l'externalisation à partir du moment où la sécurité est importante. »

Source : serdaLAB

(1) Vous pouvez évaluer l'alignement de votre projet à la stratégie de votre entreprise à l'aide de notre outil gratuit en ligne

(2) Slides de l'intervention de Serge Masanovic (VCM Conseil)

 

Pour voir ou revoir la conférence plénière : http://documation.tv/ct-2012-docapost-et-serda-32.html

 

VCM Conseil est partenaire de Serda, et notamment de serdaLAB à travers l’élaboration d’un outil en ligne de calcul du ROI de votre projet documentaire (dématérialisation, archivage physique et électronique…) 

 

Tags : Business case, ROI
Actu législation
- Thibaut Stephan

Les projets de normalisations fleurissent, portés par divers organismes tels que le NIST (National Institute of Standards and Technology) ou le consortium OASIS.

Livres blancs/baromètres
- Virginie Boillet

Après le succès de notre premier livre blanc sur le thème de la gouvernance documentaire, serdaLAB relance son enquête à l'occasion de Documation 2012.

Nouveauté cette année : nous avons introduit des questions sur la gouvernance et le Réseau Social d'Entreprise (RSE). Tous les répondants recevront par e-mail le 2e livre blanc,et pourront assister à la présentation des résultats, en avant-première, lors d'une conférence plénière le 21 mars à 11h30, sur Documation.

Répondre à l'enquête

 Un grand MERCI d'avance pour votre participation. Cela ne vous prendra que 10 minutes environ.

Télécharger le premier livre blanc serdaLAB sur la gouvernance documentaire

 

Actu législation
- Thibaut Stephan

A partir du 1er mars 2012, les tablettes tactiles seront à nouveau concernées par la taxe sur la copie privée.

L’objectif de la commission était de mettre en place un système de rémunération afin de compenser le préjudice subi par les titulaires de droits d’auteur, occasionné par la copie d’une œuvre d'un support vers un autre pour son propre usage. Cette taxe est donc payée par le consommateur au moment de l’achat d’équipements technologiques permettant le stockage de contenus numériques, comme les tablettes.

Le 9 février dernier, les ayants droit  ont obtenu l’adoption du barème définitif, identique au barème provisoire qui avait été décidé début 2011. Rappelons que ce dernier avait expiré en décembre 2011. Le montant de cette taxe a été évalué selon des études d’usages et varie en fonction de la capacité de stockage des terminaux (elle est par exemple de 12 euros pour un iPad de 64 Go). Pourtant, Apple a décidé de ne plus appliquer cette règle et a ainsi baissé les prix de ses iPad dès le 11 janvier dernier.

La décision rendue lors de la commission copie privée sera publiée au journal officiel dans le courant du mois et entrera en vigueur le 1er mars 2012.

 

Source : Clubic

Actu législation
- Thibaut Stephan

Le site debug-data-gouv.fr permet à tout un chacun de contribuer à l’amélioration du site de données publiques en signalant des bugs concernant l’interface et les fonctionnalités du portail ou des imperfections liées aux jeux de données.

Le site est basé sur Redmine, un outil libre de développement collaboratif qui permet de recenser les bugs puis de suivre l’état d'avancement de ces derniers.  Le collectif regards citoyens a fourni un compte « administrateur » à EtaLab afin qu’il puisse consulter les problèmes repérés puis mettre à jour les modifications effectuées sur le portail data.gouv.fr.

Source :  epsi

Tendance
- Thibaut Stephan

Le recul du recours au format papier dans les différents process des organisations permet des gains significatifs en termes de qualité de service, de productivité et de temps de réponse.

Actu législation
- Thibaut Stephan

Le 19 janvier 2012, l’Assemblée nationale a adopté à l’unanimité une proposition de loi donnant le périmètre d’exploitation numérique des titres de la zone grise.

Chiffres-clés
- Thibaut Stephan

CheckPoint, un éditeur de solutions de sécurité informatique, a réalisé une enquête auprès de 750 entreprises américaines, canadiennes, anglaises, allemandes et japonaises (de tailles et de secteurs différents).

Tendance
- Thibaut Stephan

Si annoncer la mort de l’e-mail peut paraître prématuré, les usages en termes de communication ont clairement évolué, avec une baisse significative du volume d’e-mails envoyés. En cause, l’avènement des réseaux sociaux, qu’ils soient privés (Yammer) ou publics (Twitter, Facebook).

- Virginie Boillet

A l'ère du cloud, du social business, de la mobilité et du big data, l'AIIM, l'association américaine des managers de l'information, a conçu un certificat, le "certified Information Professional" (CIP), destiné aux professionnels de l'information qui voudraient démontrer leurs aptitudes à résoudre les problèmes liés à l'information dans les organisations et capable de metttre en place une stratégie informationnelle dans le futur.

Source : AIIM

 

Pour établir cet examen, l'AIIM a réalisé une enquête auprès de 1450 personnes pour identifier et inviter des experts du sujet. Ces derniers se sont rencontrés lors d'un workshop. L'examen dure deux heures et est composé de 100 questions.

77% des membres de l'AIIM voit dans cet examen une valeur ajoutée pour leur parcours, 68% pour leur organisation.

Pour voir les domaines à connaître : http://www.aiim.org/Training/Certification

Source : AIIM

 

 

Tags : AIIM
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