Dématérialisation
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- Virginie Boillet

Edité par Itesoft, leader du marché français des logiciels de capture et traitement automatique des documents, Yooz est une solution en mode SaaS de dématérialisation des factures, qui permet aux équipes comptables d’être totalement autonomes par rapport à la DSI (Direction des Systèmes d’Information).

Le coût est basé sur la consommation et  l’abonnement est mensuel. Il faut compter 99 euros par mois pour 100 factures traitées. La solution est donc adaptée aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises. Ergonomique et intuitif, Yooz permet une prise en main très rapide de l’outil (une à deux heures après le paramétrage) et transparente pour l’utilisateur puisque l’outil peut se connecter à plus de 50 logiciels comptables (qui représentent 80% du marché) : Cegid, EBP, Sage, SAP…

Comment l’outil fonctionne-t-il ?

Il faut d’abord scanner les documents et les enregistrer au format tiff ou PDF. Il suffit ensuite d’importer la facture dans la solution. Les documents sont « océrisés » et les informations de la facture sont reconnues dans Yooz (système de reconnaissance automatique de document : Rad). Une fois que la facture a transitée par plusieurs étapes de validation (acheteur, puis trésorier), les écritures comptables sont exportées dans le logiciel comptable.

Obligation de conserver les factures papier

Bémol à la solution : Yooz n’offre pas de signature électronique intégrée et ne permet donc pas de créer une copie fidèle et durable de la facture originale. Les factures au format papier (qui sont les originales) doivent donc être conservées. Le ROI de la solution se calculera donc sur le temps gagné lors du cycle de validation de la facture, mais pas dans l’archivage.

 

Itesoft réalisait 18,5 millions d’euros de chiffres d’affaires en France en 2010-croissance stable entre 2009 et 2010.

- Thibaut Stephan

Le service SaaS de Maarch Entreprise a passé avec succès un audit pour vérifier sa conformité à la norme NF Z 42-013.

- Thibaut Stephan

Keynectis, leader en Europe de la sécurité des identités et des échanges numériques, a acquis la totalité des titres d’OpenTrust, un autre tiers de confiance comercialisant ses solutions en mode SaaS, très présent à l'International.

- Virginie Boillet

achatpublic.com a lancé, le 28 septembre 2011, une nouvelle version de La salle des marchés, sa plateforme de dématérialisation.

La nouvelle version propose notamment une nouvelle ergonomie, une option « personnalisation graphique », une refonte de la charte graphique et des services supplémentaires.

Cette version n’entraine aucun coût supplémentaire pour les clients d’achatpublic.com, le modèle économique étant basé sur un forfait annuel qui inclut toutes les évolutions de la plateforme.

Cette nouvelle version avait deux objectifs principaux :
- satisfaire les attentes des utilisateurs (les remontées clients ont été la base du travail de
refonte) en rendant l’utilisation fluide et efficace,
- offrir une plateforme performante et « sur-mesure ».

Avec plus de 15 000 acheteurs publics et 120 000 entreprises inscrites, La salle des marchés d’achatpublic.com se positionne comme la solution la plus utilisée par les acheteurs publics et les entreprises pour la dématérialisation.

- Thibaut Stephan

Le logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) permet la numérisation et la conversion des documents. La nouvelle version favorise des gains de productivités significatifs.

Le fournisseur vante notamment une accélération de la vitesse de traitement comprise entre 25% et 40% selon les langues, ainsi qu’un nouveau mode Noir et Blanc plus performant.

 

FineReader 11 permet également la constitution de livres électroniques, et prend en charge les derniers formats Electronic Publication et FictionBook.

L’interface a également été repensée, et intègre désormais la répartition des documents par lots, des nouveaux éditeurs de styles et d’images, et un mode de conversion PDF plus efficace.

La solution sera disponible en deux éditions (Professional et Corporate Editions), la seconde intégrant des fonctionnalités supplémentaires telles que la planification des conversions de documents, la gestion des données confidentielles, et la conversion automatisée des cartes de visite.

Plus d’informations sur http://france.abbyy.com/finereader

- Virginie Boillet

Après plusieurs années de partenariat, l’Apil (Association des Industries de la Langue) et l’Aproged (Association des Professionnels pour l'Economie Numérique) s’associent pour créer l’Aproged 2, l'association de la valorisation des contenus numériques.

- Manon Vincent

François Jouanneau du cabinet Bensoussan analyse la décision du tribunal administratif de Melun qui a dû se prononcer sur l’éviction d’un candidat dans une procédure dématérialisée.

 

Les conditions de validité formelle de l’offre déposée par un soumissionnaire

Saisi en référé précontractuel par un candidat évincé, la société Resadia, le tribunal administratif de Melun, par ordonnance du 20 septembre 2010, a prononcé l’annulation, d’une part, de la décision de rejet de l’offre présentée par la société Resadia, et d’autre part, de la procédure engagée par l’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP) à compter de la remise des offres.

Les faits dont a eu à connaître le tribunal de Melun sont les suivants. La société Resada s’est portée candidate en groupement pour l’obtention d’un marché de fourniture de solutions de visioconférence et prestations associées lancé par l’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP) par un avis d’appel public à la concurrence publié au Journal officiel de l’Union européenne le 13 janvier 2010.

L’UGAP a rejeté son offre, excipant de la signature manuscrite de l’acte d’engagement au lieu de la signature électronique prévue par le règlement de consultation. Il est à noter toutefois que le dossier d’offre de la société Resadia a été transmis par voie électronique dans les délais impartis, l’intégralité des pièces comportant une signature électronique, exception faite de l’acte d’engagement, signé de manière manuscrite.

 La société Resadia a donc contesté le bien-fondé de cette décision et introduit un recours en annulation, de la procédure engagée par l’UGAP pour l’attribution du marché. Elle évoque le fait que l’irrégularité relevée ne présente pas de caractère substantiel, qu’elle n’altère pas le déroulement normal de la procédure et ne rompt pas l’égalité instaurée entre les candidats, dès lors qu’elle ne modifie ni le sens, ni la validité de l’engagement du soumissionnaire. Elle rappelle que le signataire de l’acte est identifié sans ambiguïté et qu’il n’existe pas d’incertitude sur son engagement.

 

L’apport du jugement du tribunal administratif de Melun

Le juge des référés précise, dans un premier temps, qu’aux termes de l’article 5 de l’arrêté du 28 août 2006 sur la dématérialisation des procédures de passation des marchés, un acte d’engagement électronique est signé par le candidat au moyen d’un certificat de signature électronique garantissant son identification.

 L’article 4-2 du règlement de consultation en cause indique que l’acte d’engagement devra être signé selon cette procédure.

Malgré la méconnaissance par la société Resadia des exigences légales et du règlement de consultation, le juge des référés considère que l’acte d’engagement permet d’identifier clairement le signataire, malgré l’absence de signature électronique, et qu’il ne modifie en rien la validité de l’engagement du candidat.

 Un acte d’engagement signé de manière manuscrite, mais non doublé d’une signature électronique, ne constitue pas une irrégularité substantielle de nature à entraîner l’éviction d’un candidat de la procédure dématérialisée.

 Le juge retient par ailleurs que l’UGAP ne remet nullement en cause l’intégrité de l’acte d’engagement, non plus que la volonté du groupement représenté par la société Resadia de respecter l’acte d’engagement. L’annulation de la décision de rejet est prononcée, ainsi que celle de la procédure de passation depuis la remise des offres.

Cette décision traduit-elle un infléchissement de la jurisprudence ? Il conviendra d’attendre la confirmation ou l’infirmation éventuelle de ce jugement pour le moins surprenant, avant de tenter d’apporter une réponse à cette question.

 

(1) TA Melun réf. 20-9-2010 n°1006045/2 Société Resadia

 

Source : François Jouanneau, Lettre Juristendance Informatique et Télécoms, n° 112, Mai 2011.

http://www.alain-bensoussan.com/avocats/juristendance-informatique-et-telecoms-mai-2011/2011/05/06

 

 

- Manon Vincent

La dématérialisation des déclarations sociales est strictement encadrée par la loi, comme le rappelle Philippe Ballet du cabinet Bensoussan.

 

L’obligation de déclaration dématérialisée

La loi de finances de la sécurité sociale du 20 décembre 2010 (1) a introduit à l’article L 243-14 du Code de la sécurité sociale une disposition visant à sanctionner les entreprises qui ne procèdent pas aux déclarations par voie électronique, en appliquant une majoration de 0,2% aux sommes concernées.
Jusqu’alors, l’article L. 243-14 ne sanctionnait que le non-respect de l’obligation de paiement dématérialisé par l’application d’une majoration de 0,20 % des sommes dont le versement a été effectué par un autre mode de paiement.
L’article 124 de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2011 complète l’article L. 243-14 pour appliquer la même sanction en cas de non-respect de l’obligation de dématérialisation des déclarations sociales.
Pour mémoire, les entreprises peuvent, depuis le 10 août 2002, adresser leurs déclarations sociales aux organismes gérant les régimes de protection sociale par voie électronique.
Sont ainsi visées par l’arrêté du 29 juillet 2002 les déclarations suivantes :
- déclaration unique d’embauche (DUE) ;
- bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) ;
- déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) ;
- déclaration nominative trimestrielle des particuliers employeurs (DNT) ;
- déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
- contribution sociale de solidarité à la charge des sociétés (CSSS) ;
- déclaration commune de revenus des travailleurs non salariés des professions non agricoles (DCR).
Les entreprises sont par ailleurs tenues de procéder au paiement de leurs cotisations, contributions et taxes par virement bancaire pour un montant supérieur à 7 millions d’euros pour l’année civile concernée et par tout moyen de paiement dématérialisé pour un montant supérieur à 150 000 euros.La loi institue une majoration en cas de non-respect de l'obligation
La majoration de 0,2% sanctionnant les entreprises ne procédant par aux déclarations et paiements dématérialisés n’appellerait pas de commentaires si :
- l’Etat s’imposait également les mêmes obligations en matière de dématérialisation, en particulier concernant l’admissibilité des factures électroniques, pour laquelle le décret d’application se fait toujours attendre. Rappelons en effet que la loi du 4 août 2008, dite LME, prévoit que l’Etat et les collectivités territoriales qui le souhaitent acceptent, à compter du 1er janvier 2012, les factures dématérialisées des fournisseurs ;
- le caractère volontaire des déclarations sociales visé à l’article L 133-5 du Code de la sécurité sociale avait été également modifié pour renvoyer à cette nouvelle disposition figurant à l’article L 243-14 du même code.

 

(1) Loi n° 2010-1594 du 20 décembre 2010 de financement de la sécurité sociale pour 2011

 

Source : Philippe Ballet, Lettre Juristendance Informatique et Télécoms, n° 109, Février 2011.

http://www.alain-bensoussan.com/avocats/juristendance-informatique-telecoms-fevrier-2011/2011/02/16

 

- Manon Vincent

François Jouanneau du cabinet Bensoussan fait le point sur la nouvelle version du guide relatif à la dématérialisation, publié par le Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi.

Une mise à jour à l’usage des acheteurs publics et des entreprises…

Au moment où la Commission européenne souhaite encourager l’utilisation des technologies de l’information et des communications dans la passation des marchés en lançant une consultation générale auprès des acteurs européens et en publiant un livre vert, la direction des affaires juridiques du Ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi vient de mettre en ligne une nouvelle version du guide relatif à la dématérialisation des marchés publics, paru en mai dernier.
Cinq ans se sont écoulés depuis la publication du premier vade-mecum sur la dématérialisation des marchés publics. Malgré les avantages incontestables qu’elle offre en terme de rapidité des échanges, sécurité, économie, la dématérialisation a du mal à s’imposer.
Pourtant, depuis le 1er janvier 2010, une nouvelle étape a été franchie dans le processus : les acheteurs publics ont désormais des obligations.
La version 1.1 du 17 octobre 2010 intègre les nouveaux formulaires DC relatifs aux dossiers de candidature aux marchés publics (1).


… qui intègre les dispositions de la Convention cadre du 18 janvier 2010

Cette nouvelle version prend également en compte la convention cadre nationale relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière du 18 janvier 2010 de la Direction nationale des finances publiques (2).
Cette convention cadre nationale unique élaborée et publiée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), abroge les différentes conventions préexistantes, dont celle des marchés du 27 juin 2007 et 26 juin 2008.
Cette nouvelle convention cadre assure la convergence de toutes les différentes conventions cadres précédentes, et prévoit l'élargissement du périmètre de la dématérialisation à l'ensemble des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités publiques et des établissements publics locaux.
Pour les marchés d'informatiques, les entreprises sont obligées de répondre via la plate-forme de dématérialisation, ce qui peut poser certaines difficultés aux entreprises étrangères qui souhaitent soumissionner.
En effet, une entreprise étrangère qui souhaite répondre à un appel d'offres d'informatique risque de ne pas parvenir à se procurer un certificat électronique référencé par la DGME, faute de ne pas disposer de filiale ou d'établissement en France, donc de ne pas disposer de n°SIRET.
Dans un tel cas répond Catherine Bergeal, conseiller d'Etat, directrice des Affaires juridiques du ministère de l'Economie, invitée au dialogue en ligne organisé le 28 septembre 2010, « l'entreprise doit se déplacer ou envoyer, ce qui est toujours possible, un mandataire ».
Enfin, rappelons que l'obligation actuelle de dématérialiser ne concerne que les marchés informatiques de plus de 90 000 € HT et qu’elle ne s’applique qu'aux échanges de documents.
La dématérialisation est encore un domaine en construction. Ce guide devra en suivre les évolutions. Le présent guide sera mis à jour régulièrement, en fonction des évolutions réglementaires et techniques, mais également pour tenir compte du retour d’expérience des utilisateurs.

 

(1) Guide (version 1.1 du 17-10-2010)

(2) Convention cadre du 18-01-2010

 

Source : François Jouanneau, Lettre Juristendance Informatique et Télécoms, n° 107, Décembre 2010.

http://www.alain-bensoussan.com/avocats/juristendance-informatique-telecoms-decembre-2010/2010/12/15

- Manon Vincent

François Jouanneau du cabinet Bensoussan revient sur les dernières avancées en matière de dématérialisation.

 

La dématérialisation vue par les entreprises et les acheteurs publics

Précédant la sortie du guide pratique de la dématérialisation des marchés publics, une consultation publique avait été ouverte courant mars 2010 sur internet visant les entreprises.
Cette démarche va désormais se poursuivre puisque la Direction des affaires juridiques du Ministère de l’Economie souhaite maintenant connaître l’avis des acheteurs publics.
En effet, entre décembre 2009 et mars 2010, le Ministère des finances avait interrogé les entreprises pour connaître leur opinion et comprendre les freins au développement de la dématérialisation dans les marchés publics.
Pour mémoire, cette première partie d’enquête visant les entreprises a permis de recenser plus de quatre cents réponses complètes d’entreprises dans tous les domaines d’activité.
Il est à noter que le secteur ayant été le plus nombreux à répondre est celui concernant l’informatique, l’électronique et les télécommunications.
La modernisation de la commande publique et l’amélioration de son efficacité impliquent la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics.


Les conditions d’une mise en oeuvre accélérée de la dématérialisation

Au final, les principales pistes de réflexion, évoquées par les entreprises sont les suivantes :
- uniformisation des plates-formes, simplification par le pré- remplissage de certaines zones des documents, ce qui signifie une demande très claire d’adaptation des documents actuels de la dématérialisation ;
- simplification de l’acquisition des certificats, tout en tenant compte d’un minimum nécessaire à l’identification et à l’authentification ;
- formation des acheteurs à l’utilisation des plates-formes et information, sensibilisation et formation, le cas échéant, des entreprises ;
- réalisation de la chaîne complète de la dématérialisation : signature des acheteurs, transmission au contrôle de légalité et aux payeurs, exécution ;
- simplification de la réglementation.
Le Ministère de l’Economie, du fait de cette seconde vague d’enquête auprès des personnes publiques, espère compléter son analyse, afin de lever les freins qui s’opposent actuellement au déploiement complet de la dématérialisation dans les marchés publics.
L’enquête qui vient de débuter par voie dématérialisée sur le site du Ministère des finances est consultable à l’adresse suivante :
http://www.galileo.bercy.gouv.fr/index.php?sid=42219&lang=fr.

 

Source : François Jouanneau, Lettre Juristendance Informatique et Télécoms, n° 105, Octobre 2010.

 http://www.alain-bensoussan.com/avocats/juristendance-informatique-telecoms-octobre-2010/2010/10/15

 

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