Archivage
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Retour d'expérience
- Thibaut Stephan

Le groupe Serda et le cabinet Alain Bensoussan Avocats se sont associés dans le cadre d’une journée dédiée aux nouvelles tendances en matière de dématérialisation et d’archivage électronique. serdaLAB vous propose en exclusivité le compte rendu des retours d’expérience qui ont rythmé cette première édition.

Tendance
- Thibaut Stephan

Le cabinet Gartner dévoile sont TOP 10 des tendances stratégiques pour les organisations en 2013, c’est-à-dire les technologies dont le potentiel est susceptible d’avoir un impact significatif sur l’activité d’une entreprise dans les trois prochaines années.

Actu marché
- Thibaut Stephan

Les solutions de dématérialisation sont aujourd’hui accessibles financièrement aux TPE-PME grâce aux solutions en mode SaaS. D’une manière générale, les critères de choix étaient auparavant focalisés sur la technologie. Aujourd'hui la technologie est connue et les éditeurs concentrent leurs efforts sur l'ergonomie pour séduire les TPE/PME. La simplicité d'utilisation à travers l'interface utilisateur est en effet une préoccupation et donc un facteur-clé de succès d’une solution de dématérialisation.

Tags : PME
Actu marché
- Thibaut Stephan

Fin mars 2012, Google annonçait la sortie d’une nouvelle solution destinée aux entreprises : Apps Vault, solution d’e-discovery. Ce nouveau produit pourrait sensibiliser le plus grand nombre à la nécessaire traçabilité des informations, pour se prémunir de tout litige. Mais dans l’Union européenne, la signature électronique reste le moyen le plus sûr, même si la directive de 1999 a été transposée de manière inégale selon les pays.

Chiffres-clés
- Virginie Boillet

A l’occasion d’une conférence organisée par l’Association américaine ARMA, qui regroupe plus de 11 000 managers de l’information et records managers, une enquête menée par le cabinet Forrester Research (c’est la 4e enquête menée pour l’ARMA) révèle de nombreuses frustrations chez les records managers américains.

Actu législation
- Virginie Boillet

Christian Dubourg, spécialiste de l'archivage électronique, livre sur le blog d'Ever Team son avis sur la révision 2012 de l'Iso 14721. La norme NF Z42-013 fait en partie référence au modèle conceptuel d’OAIS (ISO 14721) comme mentionné dans son introduction. Les évolutions du modèle OAIS sont donc importantes pour la norme française sur les SAE mais également pour la version internationale ISO 14641-1.Le 21 Août 2012, la révision 2012 de l’ISO 14721 a été publiée (ISO 14721:2012). Cette nouvelle version annule et remplace la version précédente de 2003 (ISO 14721:2003).

 

OAIS 2012 
OAIS (Open Archival Information System) est un texte publié par le « Consultative Committee for Space Data Systems« . Il a donné lieu à la norme ISO 14721 qui a été révisée en 2003.  Du fait du cycle de vie des normes, il devenait indispensable de réviser la version publiée en 2003. Le groupe de travail international qui oeuvre sur ce modèle de référence, a travaillé sur une nouvelle version et a publié en juin 2012 la version d’OAIS révisée. Un mois plus tard, la norme ISO 14721:2003 a été annulée puis remplacée par la norme ISO 14721:2012 disponible sur le site de l’ISO et qu’il est possible d’acheter.
 
Cependant, la version de juin 2012 rédigée par le CCSDS  peut être télécharger librement sur le site du CCSDS. cette version est intéressante car elle permet de distinguer facilement  les paragraphes qui ont été ajoutés ou modifiés dans la révision. Une marque noire dans la marge  des différentes pages met en évidence les changements.
 
Analyse des évolutions du texte 
Les différentes modifications à discute feront l’objet de plusieurs posts. Voici une première partie sur une des évolutions de OAIS 2012 liée à la gestion des risques. 
 
Gestion des risques et obsolescence
La gestion des risques est d’avantage mise en avant dans cette nouvelle version dès le chapitre 1.3 (Justifications). Le texte précise que du fait des évolutions technologiques de plus en plus rapides, le phénomène d’obsolescence technologique doit être d’avantage surveillé pour éviter tout danger d’obsolescence. Le texte précise que l’obsolescence est également à analyser sur un plan organisationnel, légal, scientifique et culturel et non pas simplement sur un plan technique.
 
 
Maîtriser d’avantage les risques de suppressions des archives.
Dans le chapitre 3.1 (Mandatory responsibilities), des précisions importantes ont été ajoutées.
Le 5ème alinéa mentionne comme dans la version précédente qu’il faut :  »Appliquer une stratégie et des procédures documentées garantissant la conservation de l’information contre tout imprévu dans les limites du raisonnable, y compris la disparition des archives » et ajoute qu’il faut   »s’assurer que les informations ne sont jamais effacées, sauf autorisation dans le cadre d’une stratégie approuvée. Aucune suppression ne doit être possible en dehors de la stratégie approuvée. »
Le 6ème alinea mentionne qu’il faut pouvoir « Rendre l’information conservée disponible pour la Communauté d’utilisateurs cible en permettant la diffusion d’une information, copie authentifiée de l’original ou permettant de remonter à l’original ». Il ajoute et précise cependant qui’l faut également pouvoir « fournir les éléments de preuve liés à l’original« . 
 

Rapport d’analyse des risques
Afin de devancer et gérer les risques, OAIS 2012 introduit et rend obligatoire la nécessité d’établir et de conserver des rapports d’analyse de risques. Ces analyses doivent s’inscrire dans un processus de contrôle périodique. Elles  sont prises en charge et établies par l’entité « Planification de la pérennisation ». 
 
 
Mon Avis sur cette nouveauté d’OAIS 2012
Seul un SAE dont les stratégies sont documentées, contrôlées et certifiées sont en mesure de répondre aux contraintes fortes qui ont été précisées dans cette nouvelle version du modèle OAIS. Un SAE doit être mis en place et doit pouvoir être certifié afin de s’assurer qu’il répond parfaitement à des exigences précises. le modèle OAIS ne repose pas sur un composant de stockage mais bien sur un système complet fait de procédures décrites et vérifiables mais également d’intelligence logicielle associée à des composants matériels pour répondre aux contraintes exigées pour la pérennité, l’intégrité et la sécurité des archives. 
La norme NF Z42-013 (ISO 14641-1) a été conçue dans cet esprit et un SAE dont la certification sera basée sur le référentiel des exigences de la marque NF 461, permettra de répondre à cette exigence du nouveau modèle OAIS de 2012. 
 

Source : http://blog.ever-team.com/archivage-electronique-papier/nouvelle-version-de-oais-iso-147212012-premiere-partie/

 


 

- Manon Vincent

La version 1.0 du SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage) vient d’être publiée. Rappelons que ce standard d’échange de données pour l’archivage modélise « les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l’archivage de données ». On compte six types de transaction (le transfert, la demande de transfert, la modification, l’élimination, la communication et la restitution) et cinq acteurs (le service producteur, le service versant, le service d’archives, le service de contrôle et le demandeur d’archives). Ainsi, de manière formelle, ce standard définit :

- « les transactions par des scénarios (diagrammes de séquences en UML) dans lesquels les acteurs s’échangent des messages ;

- la forme des messages échangés au cous de ces transactions par des schémas XML ».

Différentes modifications ont été apportées à cette version. Des ressources nouvelles et des mises à jour sont disponibles sur le site des Archives de France, telles que :

- de nouveaux schémas,

- des outils facilitant la prise en charge de cette nouvelle version du standard,

- de la documentation du standard mise à jour pour décrire les changements effectués et pour préciser un certain nombre de principes de mise en œuvre (notamment pour la « gestion des règles de sort final et de restriction d’accès, utilisation des messages d’accusés de réception »).

 Notons que des travaux de normalisation du SEDA vont être prochainement lancés, le but étant d’aboutir à une norme française NF.

 

Source : cines.fr.

Catégories : Brève, Archivage, France
Actu législation
- Manon Vincent

Alors que l’AFNOR (association française de normalisation) propose depuis cet été un nouveau texte normatif : la norme Z42-020 relative aux spécifications d’un composant Coffre-fort numérique (CCFN), Bruno Dillet, Directeur Etude et développement chez CDC Arkhinéo, revient sur son positionnement et ses limites.

Actu produit
- Manon Vincent

La société Docapost BPO, filiale du groupe La Poste spécialisée dans la gestion des processus clients, propose désormais, en partenariat avec le GMPA (Groupement Militaire de Prévoyance des Armées), la solution Contralia, une souscription électronique sur tablette iPad pour les militaires, pompiers et policiers. La souscription électronique sur iPad a été conçue pour simplifier la démarche « des conseillers nomades auprès des adhérents ». Ainsi, « une fois le type de contrat prévoyance défini avec le souscripteur, les conseillers peuvent saisir en direct le contrat sur leur tablette et permettre à l’adhérent de le signer électroniquement ». Cette solution facilite grandement le traitement du dossier, Docapost BPO n’ayant plus qu’à valider, signer et certifier le contrat, qui sera archivé à valeur probatoire. Une fois le contrat certifié, l’adhérent, pourra, en outre, le consulter à tout moment, le contrat étant disponible en ligne dans un espace sécurisé.

Source : outputlinks.fr.

 

Actu produit
- Manon Vincent

Partenaires depuis 2010, Locarchives et Onet Propreté-Multiservices proposent aujourd’hui aux entreprises une solution d’assainissement des fonds documentaires et d’optimisation d’espace. Unissant leurs savoir-faire respectifs, Locarchives et Onet Propreté-Multiservices mettent à disposition de leurs clients l’expertise documentaire et la gestion d’archives de Locarchives et « la propreté, l’hygiène, les services associés et la gestion des déchets » de Onet Propreté-Services. L’objectif de cette solution est multiple :

  • destruction des documents qui peuvent l’être,
  • sécurisation des documents sensibles,
  • optimisation des espaces de bureaux,
  • gain d’efficacité par une meilleure exploitation des informations,
  • mise en œuvre et sensibilisation à la politique interne de développement durable.

La solution est « organisée autour de plusieurs modules complémentaires » et « s’adapte parfaitement au contexte et aux enjeux propres à chaque entreprise ».

Source : outputlinks.fr.

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