Archivage
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Actu législation
- Virginie Boillet

La direction interministérielle des systèmes d'information et de communication de l'État(DISIC) publie une page consacrée à l'archivage numérique à l'adresse suivante :


http://references.modernisation.gouv.fr/archivage-numerique

Cette page renferme une présentation synthétique sur l'archivage numérique, des liens vers d'autres ressources ainsi qu'un certain nombre d'études dont les livrables élaborés dans le cadre du mandat "archivage numérique" de la DISIC qui s'est tenu en 2012. Ce mandat a été porté par le ministère de la Défense (DGSIC) et co-piloté par la DISIC et le service interministériel des archives de France. Les livrables sont composés d'une part d'un "guide des bonnes pratiques" et d'autre part d'une "illustration de bonnes pratiques".

Actu produit
- Virginie Boillet

Un communiqué de presse d’EMC, éditeur américain vend des solutions de stockage et de gestion de contenu, présente le retour d’expérience de l’hôpital Saint-Dominique, à Jackson, dans l’Etat du Mississippi (535 lits), qui a remplacé la solution de stockage NetApp par les technologies Big Data d’EMC, à savoir EMC Isilon.

Tags : Big data
Actu législation
- Virginie Boillet

Au terme de trois ans de bataille judiciaire, le tribunal administratif de Poitiers a donné un avis défavorable à la réutilisation par notre famille.com, le site de généalogie en ligne, des fichiers d’Etat-civil des archives départementales de la Vienne.

L’argument avancé par le tribunal repose sur le code de la propriété intellectuelle : la création d'une base de données, ici avec l'état-civil, suppose un travail et un investissement qui doivent être protégés. Le conflit va certainement se poursuivre en appel puisque les fondements juridiques de l’argumentaire ne sont pas les mêmes que ceux avancés dans l'affaire avec le département du Cantal. Dans cette dernière, la Cour d’Appel de Lyon avait posé le principe de la libre réutilisation des archives publiques, mais avait argué que le traitement des archives à Madagascar ne permettait pas de garantir une protection fiable des données à caractère personnel. C’est un nouveau coup dur porté à l’Open Data en France, mais qui n’est certainement que provisoire.  En attendant la nouvelle directive européenne sur les informations publiques, qui devrait mettre les données culturelles à la même enseigne que les autres données publiques.

Source : La Nouvelle République



Tags : open data
Actu législation
- Virginie Boillet

A l’occasion d’un rendez-vous avec la ministre en charge de l’économie numérique, l'AAF (Association des Archivistes Français) a fait part la semaine dernière de ses inquiétudes par rapport aux fonctionnalités d’archivage électronique à vocation probatoire et pérenne des logiciels utilisés par les administrations.

« Notre réflexion porte sur la recherche de leviers réglementaires permettant d’imposer aux éditeurs l’intégration de ces fonctions, détaille Jean-Philippe Legois, le secrétaire général de l’AAF. La première piste envisagée consiste à l’imposer par la commande publique ». C’est que l’AAF pense à la future loi archives et patrimoine, qui devrait être présentée en Conseil des Ministres en novembre 2013 prochain : elle souhaiterait que la nouvelle loi intègre cette exigence pour les éditeurs et que le comité interministériel aux Archives de France (Nouveau nom de la Direction des Archives de France) prenne en charge la validation des applications importantes, afin de vérifier la conformité des fonctions d’archivage aux attentes des archivistes.
Autre enjeu important pour la future loi : Il ne serait pas raisonnable de créer autant de plateformes d’archivage électronique que d’administrations centrales et de collectivités territoriales. A l’heure de la Modernisation de l’action publique (MAP), la mutualisation des plates-formes et outils est plus que jamais d’actualité, afin de réaliser des économies d’échelle et réduire les dépenses.
Source : le MagIt



Conférence
- Virginie Boillet

La journée internationale de la protection des données personnelles - Privacy Day, qui a lieu le 28 janvier de chaque année, a pour but de sensibiliser les citoyens, les organismes publics et les entreprises à la question de la protection des données personnelles. Cette journée commémore la signature, par le Conseil de l’Europe, de la Convention pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, le 28 janvier 1981. La Commission vie privée (Belgique), créée suite à l’entrée de la Loi vie privée le 8 décembre 1992, a organisé pour son 20e anniversaire, le jour du Privacy Day, une journée d’étude consacrée à l’archivage électronique.

A la salle des Congrès de la chambre des représentants à Bruxelles, neuf conférenciers  ont mis en lumière, sous des angles différents, les rapports entre protection des données personnelles, transparence et archivage électronique. Je voudrais résumer et partager ici quelques points de cette journée.

Le Prof. Patrick Van Eecke, avocat, Université d’Anvers, a rappelé que malgré le développement des réseaux sociaux et la tendance des citoyens à exposer leur vie sur le net, il n’est pas vrai que la protection de la vie privée s’estompe. Au contraire, les règles se renforcent. Il précise que les archivistes et les juristes doivent accorder leurs objectifs: la préoccupation première des archivistes est de garantir la lisibilité et l’authenticité des documents. Pour les juristes, il est nécessaire qu’un contrat conclu par voie électronique et pourvu d’une signature électronique valable en droit soit opposable, autrement dit que la validité juridique de la signature électronique soit garantie dans le temps, ce que la migration de format sans autre précaution ne garantit pas. Parmi les règles d’or se trouve celle de la formation des archivistes en matière de protection des données personnelles: les collaborateurs en contact avec des données personnelles doivent recevoir une formation en la matière. Il a également mis le doigt sur l’importance du Service Level Agreement (SLA) dans la relation avec un tiers-archiveur. Enfin, il faut toujours se méfier des aberrations si courantes dans les processus les mieux réglés, par exemple maîtriser au mieux la gestion d’un système d’information et ses droits d’accès mais stocker les bandes de backups dans une cave non surveillée…

Lors de sa présentation sur la problématique de l’archivage des e-mails, Jean-Marc Rietsch, président de FedISA (Fédération européenne de l’ILM du stockage et de l’archivage) a introduit le terme de dématique, qui est pour moi une notion nouvelle. Pourquoi utiliser ce terme? Selon lui, le terme dématérialisation est source de confusion, car il renvoie à la notion de numérisation et de scanner. Or la dématérialisation va plus loin, puisque ce sont les processus-métier eux-mêmes qui sont dématérialisés. Il faut donc  entendre  dématique selon la définition suivante: dématérialisation des supports, des échanges et des processus.

Nous avons découvert lors de cette journée la spécificité du Luxembourg en matière d’archivage électronique. En effet, le Luxembourg possède une législation sur l’archivage électronique depuis 25 ans, permettant notamment aux entreprises de dématérialiser certains documents. Mais il semble que cette législation ait été prématurée et a échoué car il était trop tôt pour les entreprises de procéder ainsi. Le Luxembourg prépare maintenant une réforme ambitieuse de son cadre légal sur l’archivage électronique, qui a pour but de démocratiser et simplifier l’accès à l’archivage, d’assurer une véritable reconnaissance aux archives, de dynamiser et encadrer le marché de l’archivage et de contribuer à faire du Luxembourg le coffre-fort numérique de l’Europe. Le président de FedISA Luxembourg, Cyril Pierre-Beausse, a présenté la future organisation du marché de l’archivage: il s’agit tout d’abord de créer le statut PSDC (prestataires de services de dématérialisation et de conservation). Ces prestataires devront ensuite être certifiés par l’Etat. L’objectif est qu’il y ait une véritable présomption de conformité à l’original des archives réalisées par un PSDC, et qu’ainsi il n’y ait pas de possibilité pour le juge d’écarter un document parce qu’il se présente sous forme numérique, ni de faire prévaloir un original papier. Voir le Livre Blanc de FedISA Luxembourg sur le coffre-fort électronique.

Les Archives de l’Etat en Belgique  étaient représentées par Rolande Depoortere et Sébastien Soyez, qui ont présenté l’archivage électronique à l’épreuve des législations “vie privée” et “archivistique” en analysant les archives électroniques selon les fonctions archivistiques (description et classement, sélection, transfert, conservation et communication).

La journée s’est conclue par une réflexion “qui interpelle” au sujet des archives numériques de la presse et du problème de la conciliation entre le devoir de mémoire et la vie privée. Philippe Nothomb, conseiller juridique du groupe de presse belge Rossel, est régulièrement sollicité par des personnes désirant faire retirer une information les concernant ou y apporter une rectification (et lorsqu’il part en vacances, il semble que ces personnes en profitent pour contacter directement les journalistes, en l’absence du conseiller juridique, pour leur mettre la pression afin qu’ils retirent ou modifient des articles les concernant….). Les éditeurs de presse veulent préparer un texte de loi qui permet de préserver intégralement en ligne les contenus d’archives de presse en proposant aux personnes physiques et morales deux droits:  un droit de rectification numérique, qui sera liée en ligne à l’article contenant une inexactitude de fait, et un droit de communication numérique, qui permettra de demander une insertion gratuite (en cas par exemple de décision de non-lieu, d’acquittement, de réhabilitation, etc.). Est-ce réalisable? Qui vérifiera les faits? La question peut plus largement s’étendre aussi aux médias en ligne qui modifient continuellement leur contenu et qui publient en flux continu.
 
Une de mes conclusions à cette journée est qu’il nous appartient à nous, professionnels de l’information, d’appliquer les lois en matière de protection des données personnelles, de nous former et de mettre en place les bonnes formations, de travailler de manière interdisciplinaire (comme l’a mis en évidence Marie Demoulin, chercheuse au Crids  et spécialiste de l’archivage électronique “légal”, qui a ouvert cette journée d’étude). De ne pas oublier d’inclure dans les acteurs fondamentaux de l’archivage électronique les juristes (que l’on oublie peut-être souvent d’intégrer dans nos groupes de travail, focalisés comme nous les sommes sur les responsables IT). Mais ne faudrait-il pas aussi se former tous, en tant que citoyens, à prendre avec recul les informations qui se trouvent sur internet, comme les sites de presse, plutôt que de mettre en place des systèmes compliqués de droit à la rectification (je parle bien là pour les sites de la presse et non de diffamation sur les réseaux sociaux contre laquelle il faut continuer à se battre) ?

Source : Blog http://present-hieretdemain.tumblr.com/



Actu produit
- Virginie Boillet

L’éditeur de ged DocuWare propose à présent sa solution en mode SaaS (Software as a Service) : DocuWare Online, qui permet de gérer et d’archiver aussi bien les documents papier, que les documents électroniques dans le nuage. Le tarif de la nouvelle solution est, non pas basé sur le nombre d’utilisateurs, qui peut être illimité, mais sur le volume de documents.

Fondée en 1988, la société DocuWare est un éditeur allemand, implanté en France. Docuware est une solution complète de Ged qui étend ses fonctionnalités sur la capture, mais aussi l’archivage électronique. Les fonctionnalités OCR, RAD, LAD sont des modules intégrés dans l’offre de base Docuware. Peu importe le format ou la source, les processus métiers et les wokflow sont également automatisés. Docuware se distingue par sa simplicité d'installation et de gestion, d’où son faible TCO (Total Cost of Ownership). DocuWare a reçu la certification ISO, la conformité FDA et s'est vu décerner la note la plus élevée de Buyers Lab Inc. (BLI) : 5 étoiles.
La solution DocuWare Online peut, par ailleurs, être testée gratuitement pendant 30 jours sans limitation de fonctionnalités.

Pour en savoir plus : www.docuware-online.com

Actu législation
- Thibaut Stephan

Billet de Pierre Fuzeau qui signale la nouvelle certification NF 461 concernant les systèmes de management de système d'archivage électronique.

Il y avait jusque là un dispositif de certification appliqué par Afnor Service dans le cadre du référentiel NF Z 40-350 destiné aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents dans leur composante physiques.
Il y a désormais la certification NF 461 datée du 17 décembre 2012 qui est délivrée par Afnor Certification pour les systèmes de management de système d'archivage électronique.
C'est le chaînon qui manquait à l'édifice : je salue l'Afnor et les porteurs du projet qu'ont été le SIAF et les associations professionnelles Aproged et Fntc pour ce travail.
Espérons que la suite logique de la série des normes ISO 30300  puissent donner lieu aussi à un dispositif de certification analogue. Nous disposerions ainsi de la couverture complète pour la maîtrise des flux et conservation documentaire  : gestion du cycle de vie des documents (GDA) + gestion de l'archivage électronique (SAE).
Ce serait bon pour la gouvernance documentaire !

Source : http://memoireetsavoir.blogspot.fr

Actu produit
- Virginie Boillet

EVER TEAM, éditeur français de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise (ECM), vient de rajouter la fonctionnalité essentielle de signature électronique à EverSuite SharePoint Edition, qui permet de donner une force probatoire à tout document géré dans Sharepoint.

Actu produit
- Thibaut Stephan

OpenText, éditeur de logiciels destinés à la gestion de l’information en entreprise, , présente le premier Cloud dédié à l’ Enterprise Information Management (EIM).

Cette nouvelle infrastructure permettra à l’éditeur de commercialiser l’ensemble de sa gamme de produits en version SaaS. 20 applications sont d’ores et déjà disponibles.

OpenText se différencie par son offre qui intègre le déploiement, la maintenance et l’optimisation des applications proposées. Le Cloud OpenText est composé des quatre briques suivantes :

- Services d’infrastructure : OpenText s’appuie sur 10 centres de données basés aux Etats-Unis, en France, en Allemagne, au Royaume uni, en Australie, en Chine et au Japon pour le stockage, la connexion réseau et les capacités de traitement ;

- Services d’hébergement : les centres de données permettent de soulager les entreprises en matière de gestion IT, ces services concernent des offres de Business Process Management (BPM), de Records Management ou encore de Digital Asset Management (DAM);

- Services d’échange d’informations : désignent les flux de communication contenant des données sécurisées et structurées tels que la messagerie, la capture et la reconnaissance de documents ;

- Services de collaboration sociale : destinés à favoriser la synchonisation et le partage entre utilisateurs.

 

Source : Opentext

Tendance
- Thibaut Stephan

Pierre Audoin Consultants publie trois rapports dédiés au Cloud Computing et à son impact sur le secteur IT en France. Le Cloud Computing représente en effet un potentiel levier de croissance significatif au sein d’un secteur IT jugé « morose ».

Le marché français se distingue par le succès rencontré par le modèle IaaS (Infrastructure as a Service) privé, qui concerne uniquement la dématérialisation des serveurs et s’inscrit dans la continuité de la tendance à la virtualisation. Le  segment IaaS représente la base d’une architecture Cloud et offre le degré de contrôle  et de flexibilité le plus élevé.

Le segment SaaS, jusqu’alors fer de lance du marché du Cloud Computing, est donc dépassé par le segment IaaS. Le SaaS conserve malgré tout un taux de croissance estimé à 23% en 2012, boosté notamment par la demande de solutions SaaS pour les fonctions support (RH, CRM, collaboratif). Le SaaS devrait être dopé par l’essor des Entreprise App Stores et à moyen terme par quatre tendances identifiées par PAC : les réseaux sociaux, la mobilité, l’e-commerce, et les règlementations sectorielles spécifiques.

 

Source : Pierre Audoin Consultants

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