Archivage électronique
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Actu produit
- Virginie Boillet

Dans un esprit de mutualisation, la BnF ouvre son système d’archivage numérique SPAR aux tiers, privés comme publics, en assurant la même qualité de préservation à long terme et la même sécurité que pour ses documents.

Sont conservés, dans le système SPAR, 2 millions de documents numérisés (textes, images, musiques, vidéos), 16 milliards de pages web (issues du dépôt légal), représentant 1Po (1 000 To) de données. Le système est d’une capacité de 16 Po et va encore s’accroître.
L’archivage à long terme est un système complexe qui doit permettre les migrations de supports et de formats dans le temps afin d’assurer une lisibilité des documents à très long terme.

Le service d’archivage numérique de la BnF présente toutes les assurances d’un archivage numérique à vocation probatoire : il assure l’intégrité des documents  (Empreinte numérique du document à, l’entrée, audit régulier permettant de vérifier l’état des fichiers, horodatage, historique des activités conservée), l’authenticité (Gestion des droits et habilitations), la sécurité (conservation sur des deux serveurs distants en France…) et échanges et consultations des données archivées.

Le système respecte la norme OAIS (ISO-14721). Il est capable de garantir une pérennité des données à 50, 100 ans. Enfin, la BnF promet un accès à son service d’archivage numérique aux meilleurs coûts.

Source : BNF

 

Actu législation
- Etienne Michardiere

Depuis que la loi du 29 décembre 2012 a été promulguée, il est obligatoire pour les entreprises d’archiver les documents de comptabilité.

Une grande partie des entreprises françaises sont visées par cette loi. Les entreprises de vente de marchandises et de commerce, dont le chiffre d’affaire est supérieur à 770 000 €, ainsi que les autres entreprises avec un chiffre d’affaire supérieur à 234 000€ devront se soumettre à la dématérialisation de leurs documents fiscaux. Tous les documents de comptabilité devront être dématérialisés. En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de pouvoir communiquer ses documents de façon dématérialisée. La meilleure solution à mettre en place est une gestion électronique des documents permettant d’assister les entreprises dans l’archivage électronique. Cette loi est aussi un moyen d’amener de nombreuses entreprises à franchir le pas de la Ged et de l'archivage électronique.

Source : gestion-documents.fr

- Etienne Michardiere

Le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) a mis en ligne le « Guide méthodologique sur l’archivage des bases de données » qui permet de donner des solutions aux personnes confrontées aux problématiques de l’archivage des bases de données. Ce guide, qui est le résultat de la collaboration entre archivistes et informaticiens, fournit des outils pour aider à identifier les points importants lors d’un processus d’archivage des bases de données. Pour accéder au guide : Lien 

Source : Echodoc.net

Retour d'expérience
- Thibaut Stephan

Le groupe MetLife, spécialisé dans l’assurance-vie et la prévoyance, revient sur la mise en place de son projet de dématérialisation du courrier.

L’objectif de l’automatisation du traitement du courrier était de fiabiliser la relation avec les assurés et de limiter les risques de litiges. Auparavant, les courriers recommandés étaient assemblés et envoyés manuellement, ce qui représentait quotidiennement deux heures de travail pour un coût global de huit euros par envoi.

A ce jour, MetLife assure avoir  réduit la charge de travail à 10 minutes par jour et divisé les frais par quatre. Les gains sont évalués à 1 200 000 euros par an.

Outre ses bénéfices économiques, le nouveau système garantit la traçabilité des courriers et permet l’archivage des preuves de dépôt et des accusés réception au sein d’un système d’archivage électronique à valeur probatoire.

Ce succès a entraîné le lancement d’autres projets tels que la dématérialisation d’autres flux (gestion de la relation client) et la création d’espaces sécurisés permettant aux assurés d’accéder à l’ensemble de leur dossier client.

Source : decision-achats.fr

Actu produit
- Thibaut Stephan

Déjà détenteur du label Tiers-archiveur, Docapost DPS a reçu le label coffre-fort électronique pour son Espace Sécurisé de Conservation (ESC) de la part de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC). 

Cette distinction offre aux utilisateurs des "garanties quant au respect des exigences en matière d’intégrité, d’horodatage et de traçabilité de l’archivage électronique".

C’est le cinquième label décerné par la FNTC (le second pour Docapost) : Cecurity.com est également labellisé coffre-fort électronique tandis que Pitney Bowes et Locarchives sont ont reçu le label Tiers-archiveur.

 

Source : http://www.fntc.org/content/view/1062/86/

 

 

Actu législation
- Virginie Boillet

La direction interministérielle des systèmes d'information et de communication de l'État(DISIC) publie une page consacrée à l'archivage numérique à l'adresse suivante :


http://references.modernisation.gouv.fr/archivage-numerique

Cette page renferme une présentation synthétique sur l'archivage numérique, des liens vers d'autres ressources ainsi qu'un certain nombre d'études dont les livrables élaborés dans le cadre du mandat "archivage numérique" de la DISIC qui s'est tenu en 2012. Ce mandat a été porté par le ministère de la Défense (DGSIC) et co-piloté par la DISIC et le service interministériel des archives de France. Les livrables sont composés d'une part d'un "guide des bonnes pratiques" et d'autre part d'une "illustration de bonnes pratiques".

Conférence
- Virginie Boillet

La journée internationale de la protection des données personnelles - Privacy Day, qui a lieu le 28 janvier de chaque année, a pour but de sensibiliser les citoyens, les organismes publics et les entreprises à la question de la protection des données personnelles. Cette journée commémore la signature, par le Conseil de l’Europe, de la Convention pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, le 28 janvier 1981. La Commission vie privée (Belgique), créée suite à l’entrée de la Loi vie privée le 8 décembre 1992, a organisé pour son 20e anniversaire, le jour du Privacy Day, une journée d’étude consacrée à l’archivage électronique.

A la salle des Congrès de la chambre des représentants à Bruxelles, neuf conférenciers  ont mis en lumière, sous des angles différents, les rapports entre protection des données personnelles, transparence et archivage électronique. Je voudrais résumer et partager ici quelques points de cette journée.

Le Prof. Patrick Van Eecke, avocat, Université d’Anvers, a rappelé que malgré le développement des réseaux sociaux et la tendance des citoyens à exposer leur vie sur le net, il n’est pas vrai que la protection de la vie privée s’estompe. Au contraire, les règles se renforcent. Il précise que les archivistes et les juristes doivent accorder leurs objectifs: la préoccupation première des archivistes est de garantir la lisibilité et l’authenticité des documents. Pour les juristes, il est nécessaire qu’un contrat conclu par voie électronique et pourvu d’une signature électronique valable en droit soit opposable, autrement dit que la validité juridique de la signature électronique soit garantie dans le temps, ce que la migration de format sans autre précaution ne garantit pas. Parmi les règles d’or se trouve celle de la formation des archivistes en matière de protection des données personnelles: les collaborateurs en contact avec des données personnelles doivent recevoir une formation en la matière. Il a également mis le doigt sur l’importance du Service Level Agreement (SLA) dans la relation avec un tiers-archiveur. Enfin, il faut toujours se méfier des aberrations si courantes dans les processus les mieux réglés, par exemple maîtriser au mieux la gestion d’un système d’information et ses droits d’accès mais stocker les bandes de backups dans une cave non surveillée…

Lors de sa présentation sur la problématique de l’archivage des e-mails, Jean-Marc Rietsch, président de FedISA (Fédération européenne de l’ILM du stockage et de l’archivage) a introduit le terme de dématique, qui est pour moi une notion nouvelle. Pourquoi utiliser ce terme? Selon lui, le terme dématérialisation est source de confusion, car il renvoie à la notion de numérisation et de scanner. Or la dématérialisation va plus loin, puisque ce sont les processus-métier eux-mêmes qui sont dématérialisés. Il faut donc  entendre  dématique selon la définition suivante: dématérialisation des supports, des échanges et des processus.

Nous avons découvert lors de cette journée la spécificité du Luxembourg en matière d’archivage électronique. En effet, le Luxembourg possède une législation sur l’archivage électronique depuis 25 ans, permettant notamment aux entreprises de dématérialiser certains documents. Mais il semble que cette législation ait été prématurée et a échoué car il était trop tôt pour les entreprises de procéder ainsi. Le Luxembourg prépare maintenant une réforme ambitieuse de son cadre légal sur l’archivage électronique, qui a pour but de démocratiser et simplifier l’accès à l’archivage, d’assurer une véritable reconnaissance aux archives, de dynamiser et encadrer le marché de l’archivage et de contribuer à faire du Luxembourg le coffre-fort numérique de l’Europe. Le président de FedISA Luxembourg, Cyril Pierre-Beausse, a présenté la future organisation du marché de l’archivage: il s’agit tout d’abord de créer le statut PSDC (prestataires de services de dématérialisation et de conservation). Ces prestataires devront ensuite être certifiés par l’Etat. L’objectif est qu’il y ait une véritable présomption de conformité à l’original des archives réalisées par un PSDC, et qu’ainsi il n’y ait pas de possibilité pour le juge d’écarter un document parce qu’il se présente sous forme numérique, ni de faire prévaloir un original papier. Voir le Livre Blanc de FedISA Luxembourg sur le coffre-fort électronique.

Les Archives de l’Etat en Belgique  étaient représentées par Rolande Depoortere et Sébastien Soyez, qui ont présenté l’archivage électronique à l’épreuve des législations “vie privée” et “archivistique” en analysant les archives électroniques selon les fonctions archivistiques (description et classement, sélection, transfert, conservation et communication).

La journée s’est conclue par une réflexion “qui interpelle” au sujet des archives numériques de la presse et du problème de la conciliation entre le devoir de mémoire et la vie privée. Philippe Nothomb, conseiller juridique du groupe de presse belge Rossel, est régulièrement sollicité par des personnes désirant faire retirer une information les concernant ou y apporter une rectification (et lorsqu’il part en vacances, il semble que ces personnes en profitent pour contacter directement les journalistes, en l’absence du conseiller juridique, pour leur mettre la pression afin qu’ils retirent ou modifient des articles les concernant….). Les éditeurs de presse veulent préparer un texte de loi qui permet de préserver intégralement en ligne les contenus d’archives de presse en proposant aux personnes physiques et morales deux droits:  un droit de rectification numérique, qui sera liée en ligne à l’article contenant une inexactitude de fait, et un droit de communication numérique, qui permettra de demander une insertion gratuite (en cas par exemple de décision de non-lieu, d’acquittement, de réhabilitation, etc.). Est-ce réalisable? Qui vérifiera les faits? La question peut plus largement s’étendre aussi aux médias en ligne qui modifient continuellement leur contenu et qui publient en flux continu.
 
Une de mes conclusions à cette journée est qu’il nous appartient à nous, professionnels de l’information, d’appliquer les lois en matière de protection des données personnelles, de nous former et de mettre en place les bonnes formations, de travailler de manière interdisciplinaire (comme l’a mis en évidence Marie Demoulin, chercheuse au Crids  et spécialiste de l’archivage électronique “légal”, qui a ouvert cette journée d’étude). De ne pas oublier d’inclure dans les acteurs fondamentaux de l’archivage électronique les juristes (que l’on oublie peut-être souvent d’intégrer dans nos groupes de travail, focalisés comme nous les sommes sur les responsables IT). Mais ne faudrait-il pas aussi se former tous, en tant que citoyens, à prendre avec recul les informations qui se trouvent sur internet, comme les sites de presse, plutôt que de mettre en place des systèmes compliqués de droit à la rectification (je parle bien là pour les sites de la presse et non de diffamation sur les réseaux sociaux contre laquelle il faut continuer à se battre) ?

Source : Blog http://present-hieretdemain.tumblr.com/



Actu produit
- Virginie Boillet

L’éditeur de ged DocuWare propose à présent sa solution en mode SaaS (Software as a Service) : DocuWare Online, qui permet de gérer et d’archiver aussi bien les documents papier, que les documents électroniques dans le nuage. Le tarif de la nouvelle solution est, non pas basé sur le nombre d’utilisateurs, qui peut être illimité, mais sur le volume de documents.

Fondée en 1988, la société DocuWare est un éditeur allemand, implanté en France. Docuware est une solution complète de Ged qui étend ses fonctionnalités sur la capture, mais aussi l’archivage électronique. Les fonctionnalités OCR, RAD, LAD sont des modules intégrés dans l’offre de base Docuware. Peu importe le format ou la source, les processus métiers et les wokflow sont également automatisés. Docuware se distingue par sa simplicité d'installation et de gestion, d’où son faible TCO (Total Cost of Ownership). DocuWare a reçu la certification ISO, la conformité FDA et s'est vu décerner la note la plus élevée de Buyers Lab Inc. (BLI) : 5 étoiles.
La solution DocuWare Online peut, par ailleurs, être testée gratuitement pendant 30 jours sans limitation de fonctionnalités.

Pour en savoir plus : www.docuware-online.com

Actu législation
- Thibaut Stephan

Billet de Pierre Fuzeau qui signale la nouvelle certification NF 461 concernant les systèmes de management de système d'archivage électronique.

Il y avait jusque là un dispositif de certification appliqué par Afnor Service dans le cadre du référentiel NF Z 40-350 destiné aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents dans leur composante physiques.
Il y a désormais la certification NF 461 datée du 17 décembre 2012 qui est délivrée par Afnor Certification pour les systèmes de management de système d'archivage électronique.
C'est le chaînon qui manquait à l'édifice : je salue l'Afnor et les porteurs du projet qu'ont été le SIAF et les associations professionnelles Aproged et Fntc pour ce travail.
Espérons que la suite logique de la série des normes ISO 30300  puissent donner lieu aussi à un dispositif de certification analogue. Nous disposerions ainsi de la couverture complète pour la maîtrise des flux et conservation documentaire  : gestion du cycle de vie des documents (GDA) + gestion de l'archivage électronique (SAE).
Ce serait bon pour la gouvernance documentaire !

Source : http://memoireetsavoir.blogspot.fr

Actu produit
- Virginie Boillet

EVER TEAM, éditeur français de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise (ECM), vient de rajouter la fonctionnalité essentielle de signature électronique à EverSuite SharePoint Edition, qui permet de donner une force probatoire à tout document géré dans Sharepoint.

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