Les 10 critères de choix d'une solution ECM
Le choix d’un ECM peut s'avérer compliqué. Avant de prendre une décision il est nécessaire de réfléchir aux dix caractéristiques principales qui doivent être prises en compte pour choisir le bon outil.

La base de données centrale: Accessible via le logiciel de gestion de contenu, le référentiel central aide  à simplifier le partage de fichiers en supportant plusieurs formats de fichiers provenant de plusieurs sources, que ce soit papiers ou de sources électroniques.

La numérisation de documents: Elle aide a faciliter le partage de fichiers et de récupération de fichiers avec différentes méthodes de numérisation de documents. 

Sécuriser les fichiers issus de mails : Cette caractéristique peut aider à mettre un terme aux e-mails perdus, en stockant les mails entrants et sortants dans un système qui les relient aux clients, aux fournisseurs et sous-traitants. Et surtout s'assurer que le futur ECM peut facilement s'intégrer dans des applications de messagerie populaires déjà utilisées.

Le portail Client: L'accessibilité des clients à un portail peut améliorer votre relation client. Assurez-vous qu'il peut être facilement intégré à votre site.

Recherche : Tous les documents doivent être consultables et facilement retrouvables par les contacts. Des filtres et des recherches avancées ainsi que l’utilisation de mots clés permettent  d’accélérer le processus.

L’accès mobile :  L'accessibilité à l’ECM doit être possible n’importe où et n’importe quand, depuis n’importe quels appareils mobiles comme les smartphones et tablettes.

Une intégration facile: L’ ECM doit être facilement intégré à Salesforce, Microsoft Office ou toute autre application d'entreprise populaire dans le but d’éviter une refonte totale de votre système actuel.

Gestion de workflow automatisé: : Sans déplacer les flux de travail actuels, il doit être de contrôler les processus linéaires, de réussir à analyser l'avancement du projet et de d'identifier les ruptures de flux de travail.

Analyses avancées : Pour plus de transparence sur les processus opérationnels vitaux, les analyses commerciales avancées doivent être facilement personnalisables. 

Accessibilité Cloud: Coffre-fort, stockage, le cloud offre la solution la plus rentable et la meilleure accessibilité depuis n'importe quel endroit et dans n’importe quel environnement d’affaires.

Enfin, il faut examiner les différentes options disponibles sur le marché.  Il faut s’assurer que la solution ECM choisie est évolutive pour la futur croissance et l'expansion de l’entreprise.

Source : idm.net

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